Concur réduit le papier

La dernière mise à jour de Concur vise à simplifier la gestion des notes de frais en réduisant au maximum le papier et sa circulation. Sa nouvelle « Bibliothèque de justificatifs » permet d’affecter très simplement chaque justificatif numérisé à la ligne de dépense correspondante. Le bénéfice majeur est un gain de temps considérable. Concur a instauré la numérisation des justificatifs dans le cadre du processus de gestion des notes de frais il y a plus de 10 ans et poursuit ainsi ses innovations. Sa dernière version comporte :

• Bibliothèque de Justificatifs (Receipt Store) – L’utilisateur envoie ses justificatifs numérisés par courrier électronique à Concur. Il les retrouve alors dans sa Bibliothèque de justificatifs, disponible depuis son interface de création des notes de frais. Lors de la saisie de ses dépenses dans une note de frais, un simple clic lui suffit pour affecter chaque justificatif à la ligne de dépense correspondante. Cette affectation des justificatifs par ligne de dépense et non plus par note de frais, apporte un confort considérable tout au long du processus. Il améliore la visibilité et facilite les actions qui s’ensuivent que ce soit au niveau de la validation par les managers, du traitement administratif par les équipes comptables, des audits internes ou externes, du reporting et de l’analyse des dépenses et des frais de déplacement.
• Numérisation des justificatifs via le mobile – Grâce à l’application mobile Concur, les clients et utilisateurs Concur peuvent prendre en photo leurs justificatifs avec leur smartphone, au moment même de leur achat ou de leur consommation (restaurant, taxi etc…), pour les joindre instantanément à leurs notes de frais, ou, désormais, les envoyer dans leur Bibliothèque de Justificatifs en vue de leur affectation ultérieure ligne à ligne.
• Télécopie/numérisation – A l’aide d’un périphérique de numérisation (fax, scanner, etc…) - Les utilisateurs peuvent joindre automatiquement leurs justificatifs numérisés à la note de frais correspondante.
• Reçus électroniques – de manière complètement transparente pour les clients et utilisateurs Concur, les reçus électroniques de tous les fournisseurs disposant d’un partenariat avec Concur, sont intégrés automatiquement à la note de frais associée. Les données des reçus électroniques sont automatiquement comparées aux données «carte affaires» et aux itinéraires réservés sur la solution de réservation des voyages Concur, générant ainsi une Smart Expenses. La Smart Expenses analyse les différentes sources d’information et émet des alertes en cas d’écart. Limitant les erreurs, ce procédé assure par la même occasion un meilleur contrôle des achats et des dépenses.