L’Atelier des Connaissances AFTM-Airplus, c’est le 15 juin. Mais les cinq conseils de Julie Troussicot (directrice générale France d’Airplus) pour le déploiement d’un programme cartes logées, c’est tout de suite maintenant.

 

1 → Vérifier l’acceptation

94% des voyageurs d’affaires considèrent l’acceptation comme étant très importante. Elle constitue en effet la base pour régler l’ensemble des dépenses liées aux déplacements professionnels. Un bon réseau d’acceptation doit offrir la garantie de pouvoir payer 100% des dépenses voyages.
En matière de paiement des déplacements professionnels, il faut donc s’adresser à un spécialiste du métier qui vous permettra de centraliser 100% de votre dépense sur les fournisseurs « voyages ».
Aujourd’hui, la carte logée est acceptée par un grand nombre de ces fournisseurs : les compagnies aériennes, les loueurs de voitures, les plateformes hôtelières et, de plus en plus, les compagnies ferroviaires.
Au-delà de ces dépenses, il convient de s’orienter vers un prestataire de carte logée avec une acceptation ‘élargie’, intégrant les compagnies aériennes low-cost, la restauration, les VTCs, etc.
Enfin, une couverture à l’international est également un critère important dans le choix du prestataire de votre carte logée.

2 → Vérifier la qualité des données

Votre prestataire de carte logée doit vous garantir une sécurité et un contrôle de vos données pour une protection totale. Vérifiez que votre prestataire bénéficie de certifications et suit la réglementation juridique en la matière. De plus, un traitement et stockage des données en Europe vous garantissent que toutes les données voyages de votre société et de vos employés sont entre de bonnes mains.
Enfin, un excellent taux de la qualité des données remontées est également un critère de choix pour vous permettre une réconciliation comptable à 100%.

3 → Tester le reporting

Le reporting est un des autres aspects déterminants dans le choix du prestataire de votre carte logée. Il convient de regarder les fonctionnalités offertes par les différents outils de reporting proposés afin de consolider au mieux les données de vos dépenses voyages. Les outils d’analyse et de reporting des ces dépenses représentent en effet l’un des principaux leviers de rationalisation des frais liés aux voyages et contribuent à analyser la rentabilité des déplacements professionnels.
Privilégiez un outil de reporting dit ‘de niveau 3’, qui vous offrira une grande finesse des données afin d’optimiser vos contrats avec vos fournisseurs voyages (données au coupon, fare basis, nuitées, nom du voyageur, date du voyage, etc…).
Ces informations peuvent être enrichies par des mentions analytiques (centre de coûts, matricule employé, numéro d’ordre de mission, etc.) propres à l’entreprise pour un meilleur contrôle de votre politique voyages.

4 → Choisir la flexibilité

Optez pour un prestataire qui s’adapte à votre structure client (et non l’inverse). Votre fournisseur de carte logée doit être en mesure de vous fournir une facturation adaptée et personnalisée selon vos besoins. Renseignez-vous sur la flexibilité des formats proposés pour une intégration sur-mesure dans vos systèmes comptables et outils de gestion de notes de frais, ainsi que sur la flexibilité des cycles de facturation et des dates d’arrêté des dépenses offertes pour une adaptation parfaite à votre modèle comptable et à vos outils informatiques.

5 → Ne pas oublier le service clients

Choisissez plutôt un prestataire capable de vous accompagner et de vous conseiller au quotidien. Idéalement, c’est mieux si le service clients est basé en France, afin de garantir une meilleure qualité de services.