De nos jours, nous disposons d’une véritable mine de ressources en ligne pour nous aider à organiser, réserver et comparer les prix de nos voyages, des billets d’avions aux chambres d’hôtels en passant par les locations de voiture, les trains et les transports au sol. La large gamme de sites qui nous est proposée nous permet de trouver les meilleurs tarifs et de répondre à tous nos besoins en matière de voyages loisirs. Cette transparence se retrouve désormais dans le secteur des voyages d’affaires : en effet, la majorité des sociétés de gestion de voyages d’affaires proposent désormais un outil de réservation en ligne affichant les mêmes offres que l’ont peut trouver sur Expedia.com, Skyscanner.com, Booking.com, etc.

Les acheteurs voyages n’ont pas une position facile, entre leurs supérieurs qui leur demandent de réduire les coûts, et les voyageurs fréquents qui passent beaucoup de temps loin de chez eux et recherchent la meilleure expérience possible dans leurs déplacements.

Existe-t-il alors un moyen de satisfaire à la fois les responsables du budget, les acheteurs voyages et les grands voyageurs ?

Pour gérer habilement les dépenses des voyages d’affaires, il faut disposer d’une bonne visibilité sur le coût d’ensemble du voyage. Car ce dernier n’inclut pas seulement le billet de train et la chambre d’hôtel, mais aussi le café acheté avant une réunion importante, le Wi-Fi en supplément à l’hôtel ou le repas pris avant le train de retour. Votre entreprise a beau avoir mis en place une politique d’option la moins chère, si les voyageurs payent au prix fort des services supplémentaires tels qu’un petit-déjeuner à l’hôtel ou un repas à bord du train, vos coûts risquent de grimper en flèche.

En adoptant une gestion totalement intégrée des voyages et des frais professionnels, les entreprises peuvent profiter de cette vue d’ensemble. Mais comment réduire les coûts sans nuire à la qualité du voyage ? Prenons par exemple la politique qui consiste à dire aux employés de réserver l’hôtel le moins cher dans un rayon d’un kilomètre d’une destination donnée. Ce tarif précis n’inclut pas les frais supplémentaires de Wi-Fi, de petit-déjeuner et de parking, pour lesquels le voyageur se fera rembourser dans le cadre de la politique. Si l’on ajoute donc ces suppléments au prix de la chambre, cette dernière ne sera donc plus la moins chère, peut-être même de loin. Cela ne fait pas le bonheur du responsable du budget, qui voit le prix du voyage augmenter à cause de ces coûts cachés, ni du voyageur qui peut se sentir négligé de devoir réserver l’hôtel le moins cher.

Mais en possédant une vue d’ensemble sur les dépenses voyages, les entreprises peuvent créer et promouvoir des politiques qui limiteront le coût des déplacements tout en proposant des expériences de qualité à leurs voyageurs. Pour découvrir comment Traveldoo aide ses clients internationaux à réaliser ces économies, n’hésitez pas à contacter les équipes Traveldoo !