Notre partenaire “venue finder” proposait le 2 février une matinée d’exploration de la planète MICE. Sans oublier d’assortir le voyage de quelques recommandations…

IMG_0312« Quand vous dépensez 100 euros en voyage, vous en dépensez 50 en MICE ! ». Partant du constat que l’économie de la « meetings industry » est estimée en France à 8 milliards d’euros contre 16 milliards pour le déplacement professionnel, Fabien Martre, directeur général d’Ideal Meetings & Events a mis les yeux des participants en face des chiffres dès l’abord de cet atelier qui a permis de souligner l’importance de la maîtrise des dépenses événementielles… et de délivrer quelques clés pour l’accomplir.
Un objectif pour lequel l’appui d’un venue finder est loin d’être superflu. Assurance d’obtenir le meilleur prix, externalisation de la facturation, simplification des process, réduction du panel des fournisseurs et mise en place de véritables outils de pilotage de la dépense événementielle : de quoi rassurer ceux qui craignent d’aborder sans filet cette fameuse terra incognita MICE.

Au cours de cet événement organisé dans le cadre flatteur du Châteauform’ City Monceau Rio, les participants ont également été invités à se promener dans le magasin de tendances du MICE. Réduction de la durée moyenne des séminaires, appétit pour les lieux « atypiques » et l’innovation, émergence du « tout inclus », progression (lente) des préoccupations RSE ou encore montée en puissance du pricing événementiel : notre partenaire a passé en revue les tendances qui font le MICE d’aujourd’hui et feront davantage encore celui de demain. Une large place a également été faite à l’envol des solutions technologiques. A l’évidence, la gestion en ligne des événements ouvre de belles perspectives de simplification mais le « tout online » reste une chimère dans un univers événementiel où la relation directe reste un gage de succès obligatoire.

Conduite du changement : les conseils d’Ideal Meetings & Events

« Faire adhérer au changement au sein de votre entreprise, c’est l’affaire de tous » affirme Ideal Meetings & Events. Fabien Martre et son équipe nous ont donné quelques conseils pour mener à bien cette conduite du changement, condition indispensable pour une réforme efficace de la politique de l’entreprise en matière d’achats événementiels.

– Envoyer des e-mails pour informer du nouveau projet achats
– Expliquer les raisons motivant votre choix (TCO)
– Valoriser les bénéfices pour vos organisateurs
– Identifier les « Ambassadeurs » de votre projet
– Monter et expliquer un process de réservation sur Intranet / Extranet
– Informer vos fournisseurs historiques ou référencés du projet mis en place et de l’agence référente
– Complexifier les commandes hors process
– Freiner la création de nouveaux fournisseurs
– Limiter les demandes d’acomptes
– Rappeler à l’ordre les organisateurs dits « rebelles »
– Assurer le reporting et la mesure de la performance