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Chaque mois, l’AFTM partagera dans sa newsletter et sur son site Internet des “regards croisés d’adhérents” sur un thème précis. Partant du principe qu’il n’y a pas une “vérité” mais des “organisations” différentes, l’objectif est de faire le point sur les sujets tendances ou à enjeux du marché et partager quelques bonnes pratiques et clefs de compréhension !

On considère aujourd’hui cinq piliers de dépenses dont la maîtrise est à optimiser et qu’il conviendrait d’étudier : la prévention, les frais routiers, les frais ancillaires, les frais hôteliers et la restauration. De nouvelles solutions, maintenant totalement intégrées à l’écosystème des déplacements professionnels, permettent d’obtenir à la fois une vue mais aussi une maîtrise de certaines de ces dépenses liées à la mobilité du collaborateur : Business Table sur la restauration d’affaires, Uber for Business, Kapten, ou Marcel Cab sur la partie VTC, etc. L’objectif est de pouvoir cartographier ces dépenses mais surtout, de passer d’un contrôle a posteriori et non maîtrisé à une autorisation et un management a priori de ces frais connexes aux déplacements professionnels. Néanmoins, certains types de dépenses passent encore sous les contrôles radars des entreprises, pourquoi ?

Éléments de réponses à travers trois témoignages d’adhérents, qui pour certains, ont préféré rester anonymes.

Le regard d’une Travel Manager dans un cabinet d’audit international

Avez-vous établi une cartographie des coûts liés aux déplacements professionnels ?

Nous avons une cartographie de l’ensemble des coûts liés aux déplacements professionnels. Grâce à ce suivi, nous identifions les coûts cachés tels que le traitement des factures et des notes de frais mais aussi les coûts additionnels liés par exemple à une centrale de réservation.

Connaissez-vous votre spend pour chaque catégorie ? Y a-t-il un seuil de dépense en dessous duquel cela vous importe peu qu’une catégorie intègre vos outils ?

Non, quelle que soit la catégorie, tous les coûts sont pris en compte et nous avons comme objectif de les diminuer. Chaque frais annexe est considéré et intégré au spend global de la dépense, sans distinction de montant.

Considérez-vous que vos piliers de dépenses tels que l’aérien ou l’hôtelier vous empêchent de regarder les autres piliers de dépenses et si oui, pourquoi ?

Tout est pris en compte, nous possédons un outil (statistiques) intégré très récemment à nos procédures. Nous travaillons en étroite collaboration avec la comptabilité et le contrôle de gestion pour voir jusqu’où il peut aller dans l’analyse des dépenses. Une étude approfondie nous a permis de quantifier et de qualifier les coûts annexes pour voir quels étaient les axes d’amélioration possible. En résumé, en tant que cabinet d’audit, la maîtrise des coûts, quel que soit leur volume, est notre métier. Nous pouvons ainsi dire que notre cabinet est particulièrement mature en l’espèce.

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Le regard d’Anthony Fondochi, Chargé de Projets Achats / Travel Manager chez Sciences Po

Avez-vous établi une cartographie des coûts liés aux déplacements professionnels ?

Il faut savoir qu’à Sciences Po, la mise en place d’un programme de gestion des déplacements professionnels est récente. Jusqu’en janvier 2018, il n’y avait aucune centralisation des réservations via une agence ou un outil de réservations uniques. Nous avons encore beaucoup à faire et montons progressivement en maturité sur ce point.

Selon vous, chaque dépense doit-elle être intégrée et passer par l’outil de réservations ?

Idéalement oui, il faudrait que tout entre mais cela me semble peu probable. D’autres solutions peuvent exister, nous avons par exemple des partenariats avec lesquels nous établissons des factures mensuelles ou d’autres avec lesquels nous pouvons paramétrer notre carte logée dans leur environnement, ce qui évite les notes de frais et toute la gestion qui va avec !

Considérez-vous que vos piliers de dépenses tels que l’aérien ou l’hôtelier vous empêchent de regarder les autres piliers de dépenses et si oui, pourquoi ?

Nous essayons de prendre les choses une par une, nous nous sommes concentrés jusque-là sur le transport, notre objectif est ensuite de se pencher sur l’hébergement puis prendre chaque spend pour le maîtriser et l’optimiser. Nous avons conscience qu’il est important de calculer le TCO de chaque déplacement et tendons vers cet objectif. Nous pensons que la bonne stratégie nous concernant n’est pas de tout vouloir faire en même temps mais d’avancer pas à pas et de faire chaque étape conformément à nos besoins.

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Le regard de Dorothée Godin, Travel manager chez Promod

Comment les différentes séries de dépenses liées aux déplacements professionnels sont-elles gérées chez Promod ?

Chez Promod, tout est centralisé au sein du bureau des voyages. Aucune série de dépenses ne passe donc à travers les mailles du filet. Nous avons travaillé sur un état des lieux des dépenses passées et futures et avons une cartographie précise des enveloppes dont ont besoin les collaborateurs en déplacement. Un outil a été développé en interne et offre la possibilité de faire en temps réel des requêtes sur l’état des dépenses. Cela permet d’avoir une visibilité sur l’ensemble de la dépense.