Comment définir la valeur d’un voyage d’affaires ?

Caroline Strachan dévoile sa méthodologie pour aider les travel managers à déterminer un voyage essentiel. Instructif et utile.

Dans le monde anglo-saxon du voyage d’affaires, Caroline Strachan est reconnue comme l’une des personnalités les plus influentes du secteur. Son parcours, acheteuse chez Cisco, Yahoo ou AstraZeneca puis VP Global Consulting chez Amex GBT et désormais directrice associée chez Festive Road, le cabinet-conseil londonien, force le respect.

Sa dernière chronique dans l’excellent Business Travel News (Lire ici), intitulée « Le chemin vers un voyage utile », livre quelques conseils très salutaires à tous les travel managers qui veulent entrer du bon pied dans le new normal comme disent les Américains, ce nouveau monde du business travel.

Sa phrase d’introduction annonce la couleur : « on dit qu’on ne connaît pas vraiment la valeur d’une chose avant qu’elle ne soit plus là. Eh bien, la capacité de voyager a actuellement disparu. Il est donc temps d’évaluer sa véritable valeur. » Et d’avertir : « mais les travel managers ne doivent pas attendre que d’autres déterminent à leur place quels types de voyages seront utiles à leur entreprise ! »

Son point de départ ? La demande ! Toujours commencer par la demande, dit-elle. Et se poser les bonnes questions : quel est le moteur de la demande ? Pourquoi le produit ou le service est-il nécessaire ? Elle explique en s’interrogeant : « Et si nous prenions l’initiative de comprendre pourquoi leurs collaborateurs voyagent ? Non pas pour savoir quels vols ils prennent, combien ils dépensent ou quel pourcentage de réservations sont effectuées en ligne, mais plutôt pour susciter une discussion plus utile, qui parle leur langue. Une discussion qui les aide à réfléchir à leur véritable besoin commercial, en accord avec la culture et les objectifs de l’entreprise. »

Sa méthode ? Classer les voyages de l’entreprise en 3 catégories puis en plus de 30 sous-catégories. Ensuite confronter tous ces types de voyages avec le « pourquoi » (la valeur que le voyage crée). Puis partir du principe que ces voyages n’existent pas et se demander si cela vaut la peine que l’entreprise investisse dans tel ou tel voyage. Une technique qui selon elle permet d’atteindre la vraie valeur du voyage.

Pour Caroline Strachan, les trois catégories sont : l’organisation (tous les voyages qui permettent à l’entreprise de fonctionner correctement, de produire…), le client (les voyages qui se rapportent aux ventes) et les personnes (les voyages nécessaires pour attirer, motiver et gérer le personnel).

Pour la catégorie « organisation », elle donne un exemple de sous-catégorie : « la garantie de la chaine d’approvisionnement ». Et d’expliquer : « réfléchissez aux fournisseurs clés qui auraient un effet négatif considérable sur votre entreprise s’ils cessaient leurs activités demain (par exemple, un fabricant a des problèmes d’approvisionnement et cesse de créer un ingrédient d’un médicament qui peut sauver des vies). Quel est le risque de ne pas passer du temps en personne dans leurs installations ? » S’il n’y a pas de risque, l’évaluation déterminera un besoin de réunions virtuelles et non de déplacements.

Même chose pour la catégorie « client ». Caroline Strachan cite une sous-catégorie qui serait : « développement des revenus avec les clients existants ». Et là encore d’expliquer : « considérez la fréquence à laquelle les clients attendent de vos collaborateurs qu’ils passent du temps avec eux. Les concurrents visent-ils vos clients ? Quels clients sont à risque ou doivent être renouvelés ? Quels sont les nouveaux produits ou services qui nécessitent une visite sur place pour évaluer véritablement leur besoin d’achat ? »

Selon elle, cette approche permet à l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise « de se mettre d’accord sur ce qu’est un voyage utile » mais aussi au travel manager d’être considéré « comme le penseur stratégique qui peut remettre en question les demandes de voyages inutiles et encourager les demandes utiles. »

Pour Caroline Strachan, « nous sommes au début de ce voyage, personne n’est jamais venu ici auparavant. Cela peut être à la fois décourageant et excitant. Pendant que nous ne voyageons pas, profitons de cette pause pour créer quelque chose de mieux que ce que nous avions avant – un voyage utile qui apporte une valeur ajoutée à votre entreprise. » Et de conclure à l’adresse des acheteurs et des travel managers : « Êtes-vous prêts ? »

François-Xavier Izenic, rédacteur associé de l’AFTM