IME conforte sa nouvelle politique Achat en lançant son nouveau concept de Table Ronde !

Dans le cadre de sa démarche RSE, IME souhaite renforcer ses relations et son écoute des fournisseurs. La « Table Ronde » est une nouvelle brique imaginée pour mieux appréhender le marché des prestataires du MICE en cassant ses codes souvent désuets. Elle fait partie du programme PROVIDERS Club by IME, réservé exclusivement aux fournisseurs répondant à une batterie de KPI, s’engageant dans la RSE et partageant les valeurs de l’agence.

« En complément des Educ’tours lancés il y a 15 ans ayant pour but de former nos Chefs de Projets à mieux connaître les prestations proposées, les Tables Rondes remettent l’humain, son émotion et sa curiosité au centre de l’échange. Nous gravitons dans un métier sous tensions où il est régulièrement nécessaire de briser la glace et chercher de meilleures façons d’innover pour mieux satisfaire nos clients prescripteurs. »

Antoine Pastore, Directeur des Achats & de l’Innovation

4 premiers rendez-vous ont déjà eu lieu et force est de constater que les participants en ressortent surpris mais surtout enrichis des deux côtés.

IME compte déjà une quarantaine de membres à son PROVIDERS Club lancé en juin dernier et vise les 100 membres sous 6 mois.

En savoir plus : https://www.idealmeetingsevents.fr/providers-club/

Edito mensuel de Michel Dieleman : Les avantages en nature et le crédit mobilité

Le crédit mobilité apporte un nouveau souffle aux déplacements professionnels. Fiscalement, la gestion de ses nombreux avantages pose néanmoins problème puisqu’ils ne sont pas toujours comptés comme des avantages en nature. 

Selon l’URSSAFF, les avantages en nature concernent l’ensemble des éléments fournis par l’employeur à ses salariés d’un bien ou d’un service”. Plusieurs catégories d’usage sont touchées par l’appellation d’avantages en nature et couvrent un périmètre très large : la nourriture, le logement, le véhicule. Dans le cadre des déplacements professionnels, la dépense principale liée aux avantages en nature touche le véhicule mais la nourriture et le logement n’en demeurent pas moins des axes à considérer.

La mise à disposition d’un véhicule de fonction ne constitue un avantage en nature que si ledit véhicule est utilisé à des fins privées, hors trajet domicile-lieu de travail. Son utilisation est alors fiscalement évaluée sur forfait ou sur base réelle, au choix de l’employeur et apparaît sur la fiche de paie du salarié.

La mobilité du salarié aujourd’hui ne prend plus en compte la simple utilisation d’un véhicule de fonction et la naissance du crédit mobilité est venu bousculer des habitudes d’utilisation bien ancrées. Le free-floating, les taxis, les VTC, l’avion, le train, sont autant de possibilité que le crédit mobilité peut mettre à disposition d’un voyageur en déplacement. Le free-floating a pour principe une utilisation simple et libre de moyens de locomotion roulants mis à disposition des utilisateurs via une application téléchargeable sur smartphone.

Le crédit mobilité est alors une alternative financière proposée à l’usager d’un véhicule de fonction. Le salarié renonce partiellement ou totalement à sa voiture et perçoit en contrepartie une somme correspondant à l’avantage en nature auquel il met fin. Le crédit mobilité poursuit deux objectifs : proposer aux salariés des solutions de mobilité plus pragmatiques et plus écologiques. Il s’intègre donc aussi bien aux attentes des services achats que des services RSE.

Le crédit mobilité permet par exemple à une société de proposer à ses collaborateurs la mise à disposition d’un petit véhicule pour une utilisation quotidienne et de l’associer à un budget mobilité complémentaire pour financer des dépenses ponctuelles. Cette possibilité concerne tous les collaborateurs éligibles à une voiture de fonction. L’intérêt pour l’entreprise n’est plus de réfléchir en termes de coût de flotte automobile mais de TCO (total cost of ownership) de mobilité. Raisonner en TCO, c’est la promesse que le crédit mobilité ne coûte pas plus cher à l’entreprise et même, lui coûte moins cher. Le salarié aura alors un rôle proactif à jouer dans cette démarche.

Vient aussi la question des récompenses qui peuvent motiver le salarié à réduire la facture de sa mobilité. Plusieurs axes peuvent être choisis par l’entreprise : la gamification, l’usage personnel des récompenses acquises ou la prise de conscience d’un intérêt collectif à revoir ses habitudes de déplacements liée à une politique RSE engagée de l’entreprise. Les entreprises ne sont pas les seules à vouloir récompenser les salariés dans leurs choix de déplacements moins onéreux ou dont l’empreinte carbone sera plus légère. Nombreux fournisseurs proposent en ce sens des programmes de fidélité qui récompensent les comportements responsables des salariés. Les points acquis font partie de contrats intuitu personæ et appartiennent donc à la personne qui a voyagé, quel que soit l’acheteur du déplacement.

Du point de vue des salariés, il s’agit d’une récompense compensant le stress et les difficultés qu’entraînent un déplacement professionnel. Du point de vue des directions achats, il s’agit d’une perte importante pour l’entreprise puisque les miles pourraient être réutilisés pour optimiser d’autres déplacements professionnels financés par l’entreprise. D’un point de vue juridique et fiscal, ces programmes de fidélité constituent un réel problème puisqu’ils passent au travers toute fiscalité…

En 2012, la cour des comptes pointe les miles comme un avantage en nature échappant à tout contrôle fiscal mais ayant quand même un coût :

« juridiquement, l’attribution de miles par les compagnies aériennes n’est pas par nature différente des cadeaux ou rabais accordés afin de fidéliser leur clientèle par les commerçants. (…) Cette pratique ne constitue pas juridiquement, un abus de bien social, prévu aux articles L. 241-3 et L. 242-6 du code du commerce. En effet, les miles, dont l’attribution est un accessoire du contrat de transport, appartiennent, non à l’entreprise, mais au salarié. L’employeur, même s’il acquitte le prix de la prestation, n’assure que la représentation du salarié vis-à-vis de la compagnie et n’est pas partie au contrat. »

Le JO du Sénat ajoute que « toutefois, une entreprise par son règlement intérieur, auquel le salarié a adhéré en signant son contrat de travail, ou l’administration par un acte réglementaire, pourrait imposer à leurs agents l’utilisation des « miles » au profit de l’organisme qui les ont financés. »

Il n’y a néanmoins pas de législation précise aujourd’hui en France à ce sujet et la gestion des programmes de fidélité dépend de la politique voyage de chaque entreprise. Soit les miles peuvent être utilisés à titre privé soit ils doivent être réutilisés dans le cadre des déplacements professionnels.

Les questions soulevées ne manquent pas d’intérêt et à l’heure où la mobilité est de moins en moins liée exclusivement au véhicule personnel, il convient d’y répondre. Dans ce cadre, le comité de développement de l’AFTM devrait prochainement se pencher sur le sujet dans le but d’apporter un regard éclairé au plus près des besoins des professionnels.

 

Michel Dieleman, Président de l’AFTM

Rencontre régionale AFTM – PACA le 14.05.2019

La délégation régionale AFTM PACA, ses délégués Julie Panadero et Christophe Chambon et notre partenaire Emirates ont convié les adhérents de la délégation à l’Aéroport de Nice Côte d’Azur pour une visite privée de l’A380 suivie d’un atelier des connaissances sur le pilotage de la dépense aérienne. Un grand merci à Emirates pour l’organisation et pour l’accueil et merci à Julie pour l’animation de l’atelier.

À la recherche des frais perdus

Chaque mois, l’AFTM partagera dans sa newsletter et sur son site Internet des “regards croisés d’adhérents” sur un thème précis. Partant du principe qu’il n’y a pas une “vérité” mais des “organisations” différentes, l’objectif est de faire le point sur les sujets tendances ou à enjeux du marché et partager quelques bonnes pratiques et clefs de compréhension !

On considère aujourd’hui cinq piliers de dépenses dont la maîtrise est à optimiser et qu’il conviendrait d’étudier : la prévention, les frais routiers, les frais ancillaires, les frais hôteliers et la restauration. De nouvelles solutions, maintenant totalement intégrées à l’écosystème des déplacements professionnels, permettent d’obtenir à la fois une vue mais aussi une maîtrise de certaines de ces dépenses liées à la mobilité du collaborateur : Business Table sur la restauration d’affaires, Uber for Business, Kapten, ou Marcel Cab sur la partie VTC, etc. L’objectif est de pouvoir cartographier ces dépenses mais surtout, de passer d’un contrôle a posteriori et non maîtrisé à une autorisation et un management a priori de ces frais connexes aux déplacements professionnels. Néanmoins, certains types de dépenses passent encore sous les contrôles radars des entreprises, pourquoi ?

Éléments de réponses à travers trois témoignages d’adhérents, qui pour certains, ont préféré rester anonymes.

Le regard d’une Travel Manager dans un cabinet d’audit international

Avez-vous établi une cartographie des coûts liés aux déplacements professionnels ?

Nous avons une cartographie de l’ensemble des coûts liés aux déplacements professionnels. Grâce à ce suivi, nous identifions les coûts cachés tels que le traitement des factures et des notes de frais mais aussi les coûts additionnels liés par exemple à une centrale de réservation.

Connaissez-vous votre spend pour chaque catégorie ? Y a-t-il un seuil de dépense en dessous duquel cela vous importe peu qu’une catégorie intègre vos outils ?

Non, quelle que soit la catégorie, tous les coûts sont pris en compte et nous avons comme objectif de les diminuer. Chaque frais annexe est considéré et intégré au spend global de la dépense, sans distinction de montant.

Considérez-vous que vos piliers de dépenses tels que l’aérien ou l’hôtelier vous empêchent de regarder les autres piliers de dépenses et si oui, pourquoi ?

Tout est pris en compte, nous possédons un outil (statistiques) intégré très récemment à nos procédures. Nous travaillons en étroite collaboration avec la comptabilité et le contrôle de gestion pour voir jusqu’où il peut aller dans l’analyse des dépenses. Une étude approfondie nous a permis de quantifier et de qualifier les coûts annexes pour voir quels étaient les axes d’amélioration possible. En résumé, en tant que cabinet d’audit, la maîtrise des coûts, quel que soit leur volume, est notre métier. Nous pouvons ainsi dire que notre cabinet est particulièrement mature en l’espèce.

Le regard d’Anthony Fondochi, Chargé de Projets Achats / Travel Manager chez Sciences Po

Avez-vous établi une cartographie des coûts liés aux déplacements professionnels ?

Il faut savoir qu’à Sciences Po, la mise en place d’un programme de gestion des déplacements professionnels est récente. Jusqu’en janvier 2018, il n’y avait aucune centralisation des réservations via une agence ou un outil de réservations uniques. Nous avons encore beaucoup à faire et montons progressivement en maturité sur ce point.

Selon vous, chaque dépense doit-elle être intégrée et passer par l’outil de réservations ?

Idéalement oui, il faudrait que tout entre mais cela me semble peu probable. D’autres solutions peuvent exister, nous avons par exemple des partenariats avec lesquels nous établissons des factures mensuelles ou d’autres avec lesquels nous pouvons paramétrer notre carte logée dans leur environnement, ce qui évite les notes de frais et toute la gestion qui va avec !

Considérez-vous que vos piliers de dépenses tels que l’aérien ou l’hôtelier vous empêchent de regarder les autres piliers de dépenses et si oui, pourquoi ?

Nous essayons de prendre les choses une par une, nous nous sommes concentrés jusque-là sur le transport, notre objectif est ensuite de se pencher sur l’hébergement puis prendre chaque spend pour le maîtriser et l’optimiser. Nous avons conscience qu’il est important de calculer le TCO de chaque déplacement et tendons vers cet objectif. Nous pensons que la bonne stratégie nous concernant n’est pas de tout vouloir faire en même temps mais d’avancer pas à pas et de faire chaque étape conformément à nos besoins.

Le regard de Dorothée Godin, Travel manager chez Promod

Comment les différentes séries de dépenses liées aux déplacements professionnels sont-elles gérées chez Promod ?

Chez Promod, tout est centralisé au sein du bureau des voyages. Aucune série de dépenses ne passe donc à travers les mailles du filet. Nous avons travaillé sur un état des lieux des dépenses passées et futures et avons une cartographie précise des enveloppes dont ont besoin les collaborateurs en déplacement. Un outil a été développé en interne et offre la possibilité de faire en temps réel des requêtes sur l’état des dépenses. Cela permet d’avoir une visibilité sur l’ensemble de la dépense.