Voyage d’affaires : digitaliser les réservations offline, c’est possible avec VoyagExpert & SAP Concur !

VoyagExpert est fière d’avoir été reconnue par SAP Concur pour son expertise en tant qu’agence pilote pour codévelopper et tester l’API permettant de créer une passerelle entre la plateforme Travel et les agences de voyages.

Grâce à  Agency Proposal, la proposition de voyage la plus adaptée est automatiquement intégrée à l’ordre de mission en Online !

Une révolution qui va faciliter la gestion des réservations de voyages d’affaires de demain !

En prévision d’un voyage d’affaires, le collaborateur passe souvent par un ordre de mission. Parfois, la réservation peut se faire simplement en ligne dans Concur Travel. Dans d’autres cas, le voyage d’affaires est plus complexe à organiser et nécessite l’envoi d’une demande auprès d’une agence de voyage pour obtenir plusieurs devis. Seul hic : la confirmation du devis est réalisée en dehors de la plateforme Concur Travel & Expense, et l’ordre de mission n’est pas valorisé. En réponse à cette problématique, SAP Concur s’est appuyé sur son partenaire VoyagExpert pour co-développer et tester une API permettant de créer une passerelle entre la plateforme Travel et les agences de voyage.

Les voyages d’affaires organisés intégralement en ligne

En effet, pour que l’intégralité des voyages d’affaires soient organisés et réservés en ligne, SAP Concur et VoyagExpert ont collaboré depuis près d’un an pour optimiser la version initiale d’une fonctionnalité baptisée Agency Proposal. En tant que partenaire Elite, soit le plus haut niveau d’accréditation pour les TMC (Travel Management Company), VoyagExpert a testé la solution et fait ses retours pour améliorer les processus. Les deux entreprises ont travaillé conjointement pour définir le cahier des charges et les différents scripts permettant une remontée optimale. En France, seules deux agences – American Express et CWT – proposaient une solution équivalente.

Comment organiser un voyage d’affaires offline dans la plateforme ?

Comment ça fonctionne ? Pour organiser son voyage d’affaires, le collaborateur se connecte directement à Concur Travel ou au logiciel d’ordre de mission Concur Request. L’ordre de mission est transmis à l’agence de voyage via une API. Pas besoin de sortir de la plateforme Concur. L’agence réalise des simulations en ligne qu’elle renvoie au collaborateur. Ce dernier sélectionne la proposition la plus adaptée qui est automatiquement intégrée à l’ordre de mission et le modifie en conséquence. L’ordre de mission ainsi valorisé est soumis à validation. Les autres propositions restent disponibles et consultables par l’approbateur.  

Une gestion du voyage d’affaires en toute transparence

Pour l’entreprise, le collaborateur et le manager, la gestion du voyage d’affaires se fait en toute transparence dans Concur Request. Agency Proposal facilite le traitement des réservations offline via l’ordre de mission, contribue au respect de la politique voyage, évite une rupture dans le parcours de réservation et donne une meilleure visibilité et un contrôle total sur la gestion d’un voyage d’affaires : de la demande de devis jusqu’à la réservation.

En tant que partenaire Elite TMC de SAP Concur, VoyagExpert possède une maîtrise fonctionnelle de la Plateforme Concur Travel & Expense et contribue à l’expérience d’entreprise intelligente. L’agence de voyages réalise actuellement un pilote avec l’un des clients. Agency Proposal sera disponible prochainement pour toutes les agences de voyage qui souhaitent faciliter et fluidifier la gestion des réservations de voyages d’affaires pour leurs clients. 

Découvrez les nouvelles fonctionnalités de TripIt pro votre compagnon de Voyages

Découvrez en vidéo la dernière version de Trip It Pro, le compagnon de voyages que vous pouvez utiliser avec SAP Concur ou pour vos déplacements personnels. De nouvelles fonctionnalités qui répondent aux besoins et devoirs des voyageurs d’affaires dans le contexte actuel.

Connectez-vous à TripIt dans l’App Center de SAP Concur afin de pouvoir profiter de tous les avantages d’itinéraires instantanés et de notes de frais automatisées.

Trip It pro est disponible sur IOS et Androïd.

Quand les resas en ligne reviendront-elles ?

Quand les resas en ligne reviendront-elles ?

L’adoption de la réservation en ligne a chuté avec la pandémie. Le retour à la normale suscite bien des interrogations et le défi est de taille.

Le constat est sans appel : après avoir dépassé les 60% à l’échelle mondiale, le taux d’adoption online serait tombé à 40% en 2020 selon Kurt Ekert, le Pdg de CWT, dont les propos ont été rapportés par le site The Company Dime (Lire ici). Kurt Ekert affirme néanmoins qu’il était à nouveau de 50% en février dernier, soit le niveau d’il y a huit ans !

Une baisse confirmée par son concurrent American Express GBT qui précise la conséquence de cette situation : « Notre temps de traitement moyen a augmenté de 30% dans nos canaux hors ligne en raison du type de questions qui sont posées ». Rien que de très normal : en temps de crise, les hommes font davantage confiance aux hommes qu’aux machines pour avoir les dernières informations. Et comme les règles et contraintes sanitaires changent tous les jours ou presque…

Certaines entreprises, raconte le journaliste Jay Campbell, comme Crédit Suisse ou TIAA (un fonds de placement américain) ont même désactivé les réservations en ligne à cause de la pandémie. « Nous avons paramétré Concur pour qu’il regarde mais ne réserve pas », a déclaré Paula Finn, responsable des voyages d’affaires internationaux chez TIAA. «Nous avons fait cela pour que notre TMC puisse vérifier que les voyageurs ont l’autorisation de voyager. Elle peut également avertir les voyageurs des restrictions s’ils se rendent quelque part».

« Tant que l’OMS n’aura pas retiré l’étiquette “pandémie” et que l’immunité collective n’aura pas été atteinte avec le vaccin au niveau mondial, je ne vois pas comment les transactions online pourraient fonctionner efficacement », explique John Rose, le directeur des risques de la TMC américaine Altour. « Beaucoup ressembleront à un hybride où la réservation commence en ligne mais nécessitera ensuite l’assistance d’un agent de voyages ».

Le principal défi est de savoir où un voyageur d’affaires doit chercher les dernières restrictions ou exigences liées au Covid des pays et des nombreux fournisseurs. Les avis divergent quant à savoir si les OBT sont le meilleur vecteur de ces informations. Car elles peuvent aussi se trouver dans les systèmes d’approbation avant le voyage, dans les applications mobiles, ou via des liens vers des portails internes ou fournis par la TMC.

Selon SAP Concur, 70% des 3200 utilisateurs de leur application mobile, interrogés en décembre, ont indiqué qu’ils souhaitaient connaître ces informations avant de réserver ou pendant le processus de planification du voyage.

Restent de nombreuses interrogations : les informations doivent-elles être statiques ou mises à jour en temps réel ? Sont-elles rafraîchies tout au long du voyage et reliées à un dispositif d’assistance ? Doivent-elles être spécifiques au profil de l’utilisateur, en fonction de ses habitudes de voyage, de ses destinations habituelles ?

Bref, cela va prendre du temps. Kurt Ekert est d’ailleurs catégorique : « Tout cela va se numériser mais il faudra quelques années pour revenir au taux d’adoption online où nous étions en 2019 ».

François-Xavier Izenic, rédacteur associé de l’AFTM

Concur Tax Assurance by VATBox : La nouvelle solution améliore la conformité et maximise la récupération de la TVA

Des données fiables et une plate-forme de conformité à la TVA permettront de maximiser le retour sur les dépenses des employés

À la suite de la COVID-19, de nombreux pays dans le monde ont introduit des modifications nouvelles ou temporaires aux règlements sur la TVA. Bien que ces réglementations varient d’un pays à l’autre et qu’elles aient attiré l’attention du secteur financier pour les mêmes raisons, de nombreuses équipes financières ne connaissent toujours pas d’autres réglementations plus établies en matière de TVA. En conséquence, les équipes financières ne sont pas en mesure de maximiser leur récupération de TVA et, plus important encore, ne sont pas en mesure de se conformer aux dernières exigences dans un environnement où les audits et les pénalités potentielles doivent être pris en compte.

Par exemple, en Espagne, un reçu doit mentionner le numéro de TVA de l’entreprise cliente pour être valable pour la récupération. Au Danemark, le montant de la TVA récupérable pour les produits alimentaires dépend des circonstances, c’est-à-dire que les repas pris sur place (25 %), les repas à emporter (0 %), la restauration (100 %), tandis qu’au Royaume-Uni, le logement à partir du 29e jour d’un mois donné est récupérable à un taux de 4 % au lieu du taux de 20 % appliqué aux 28 premiers jours. En France : La location de voiture et les transports publics ne sont pas remboursables. Hôtels – non remboursables pour les employés de l’entreprise (mais peuvent être récupérés pour les clients hébergés par l’entreprise payante). Le carburant est partiellement éligible en fonction du type de carburant.

Avec plus de 160 pays appliquant la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) sur les biens et les services dans le monde entier, avec des politiques variables, le respect des réglementations en matière de TVA peut être déroutant et complexe pour de nombreuses entreprises et leurs employés. Des études ont montré que plus de 42 % des dépenses des employés ne sont pas remboursées en raison d’informations incorrectes ou de données manquantes, et que 54 % de la TVA éligible n’est pas réclamée, ce qui empêche de nombreuses entreprises de récupérer les fonds dont elles ont tant besoin par le biais de la récupération fiscale.

 

Comment générer des liquidités grâce à la puissance de l’IA

L’utilisation d’une solution qui dispense les entreprises de gérer manuellement leur récupération de TVA peut entraîner des économies de temps et d’argent considérables et minimiser les problèmes de conformité. 

“Concur Tax Assurance by VATBox” propose une nouvelle approche qui allège le fardeau des responsables financiers et les aide à maximiser la récupération de la TVA pour leur organisation. Grâce à des algorithmes d’IA sophistiqués et à des connaissances fiscales complexes, la solution numérise le processus de conformité, maximise le recouvrement de la TVA payée et réduit le risque de pénalités en cas de non-conformité. 

En outre, les règles et réglementations nationales et étrangères en matière de conformité sont intégrées dans la solution, ce qui élimine la nécessité de mises à jour manuelles et d’interventions permanentes. À l’heure où de nombreux gouvernements envisagent d’augmenter les taux de TVA afin de générer des recettes, il est désormais plus important pour les organisations d’utiliser une solution qui gère la complexité des différentes réglementations fiscales avec précision et rapidité.

Mark Stirling, SVP Global Channels de VATBox, a souligné que “Nous avons assisté à une accélération du processus de numérisation du domaine fiscal qui continue à entraîner la transformation des entreprises, en particulier les transactions effectuées par les collaborateurs. Le partenariat étendu avec SAP Concur s’appuie sur notre technologie éprouvée qui sert déjà les grandes marques mondiales. Cela représente une opportunité sans précédent d’améliorer l’efficacité, la conformité et l’impact sur le résultat net de la gestion de la TVA pour les entreprises”.

 

Les principales composantes de Concur Tax Assurance by VATBox incluent :

  • Une technologie de pointe intégrée dans le processus SAP Concur : La plate-forme combine des algorithmes d’IA sophistiqués et des connaissances fiscales complexes pour permettre une triple concordance entre les données des fournisseurs, les justificatifs et les rapports afin de garantir une conformité totale.
  • Expertise fiscale globale : Les règles et réglementations de conformité nationales et étrangères intégrées dans la solution éliminent le besoin de mises à jour et d’interventions manuelles, avec une couverture de plus de 96 % du potentiel identifié en matière de TVA/TPS/TVH dans les régions Amériques, EMEA et APAC.
  • Installation et entretien faciles : La solution est installée à l’aide d’un puissant assistant et peut être configurée et facilement actualisée – au niveau mondial et local – en fonction de l’évolution des besoins de l’entreprise.

 

“Au cours de l’année écoulée, le paysage économique a changé, ce qui a eu un impact significatif sur la façon dont les organisations fonctionnent. En conséquence, de nombreuses entreprises ont désormais des besoins différents et cherchent à adopter des solutions et des technologies qui leur permettent de rester résistantes en période d’incertitude. Aujourd’hui, plus que jamais, le besoin de visibilité et de contrôle des dépenses est essentiel pour le succès et les résultats d’une entreprise”, déclare Pierre-Emmanuel Tetaz, vice-président EMEA et directeur général de SAP Concur. “Nous sommes ravis d’entamer la nouvelle année avec cette nouvelle solution, qui répond aux besoins de conformité en constante évolution de nos clients et qui aidera leurs entreprises à se développer et à réussir en 2021 et au-delà”. 

Pour plus d’informations sur Concur Tax Assurance by VATBox, veuillez consulter notre site.

Tax Research Platform of IBFD (subscription based) and local tax authority websites.

Vanson Bourne: Connecting the Dots on Travel, Expense and Invoice Spend

Tax Research Platform of IBFD (subscription based) and local tax authority websites. 

Notes de frais digitalisées : salariés et entreprises ont tout à y gagner !

Gestion des notes de frais : pourquoi les salariés (et les entreprises) ont tout à gagner à passer au tout numérique

Grâce à la dématérialisation des notes de frais, il suffit aux salariés de photographier leurs reçus papier avec leur smartphone pour enclencher un processus de traitement automatisé. Côté comptabilité, la solution offre un gain de temps considérable sur les tâches chronophages et permet d’avoir une visibilité en temps réel sur les budgets. Explications.
Gestion des notes de frais : pourquoi les salariés (et les entreprises) ont tout à gagner à passer au tout numérique
C’est dans l’adversité qu’on reconnaît ses meilleurs alliés ! Durant la période de confinement, les applications numériques furent les précieux alliés des entreprises dans la poursuite de leurs activités. La transformation digitale s’impose à tous les niveaux de l’entreprise, y compris pour les métiers de la comptabilité. « L’un de nos clients s’est félicité d’avoir implémenté notre outil de gestion automatique des notes de frais juste avant la crise du Covid-19. Notre solution, hébergée dans le Cloud, supprime tous les supports papier et les fastidieuses manipulations d’enregistrement qui s’ensuivent », déclare Kahina Belmiloud, Senior Manager Product Marketing chez SAP Concur . Résultat : « Cela lui a permis d’assurer le traitement des remboursements de tous ses collaborateurs, sans retard », poursuit-elle.
Avec la dématérialisation des notes de frais et l’automatisation de leur traitement, plus de fichiers à remplir « à la main », plus de reçus à conserver, à agrafer et à transmettre. L’information circule de manière fluide. Le digital optimise l’efficacité du traitement des opérations de A à Z. Selon le baromètre de l’éditeur, en 2019 près de 63% des entreprises ont déjà franchi le cap de la digitalisation de leur processus des notes de frais. Une proportion qui a dû augmenter depuis.

Quand une simple photo du reçu suffit…

Restaurant, déplacement en France ou à l’étranger, achat de petit matériel… Via une appli mobile dédiée, le salarié n’a qu’un geste à faire pour créer automatiquement une ligne de dépense associée à une note de frais. Il lui suffit en effet de photographier le justificatif avec son smartphone. Cette copie digitale ayant valeur légale, la conservation des reçus papier devient dès lors inutile. Plus aucun risque d’égarer ses tickets de paiement, plus aucune déclaration mensuelle à saisir… Le salarié gagne du temps et de la sérénité. « Depuis son appli mobile ou sur son espace web, le salarié a une visibilité en temps réel de l’ensemble de ses notes de frais et de leur état en fonction du workflow de l’entreprise : dépense validée par le manager, traitée par la comptabilité… Il peut même être informé sur le paiement de sa note de frais. »

Moins d’erreurs et plus de temps : des économies à tous les niveaux

Côté comptabilité, les bénéfices de la dématérialisation sont tout aussi nombreux. En libérant les comptables des tâches chronophages de récupération des dépenses, de pointage dans un tableur, de vérification puis d’archivage des facturettes, le digital permet à ces experts de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée comme le reporting, l’audit ou encore les réflexions stratégiques autour de la politique des dépenses, par exemple. À l’échelle de l’entreprise, on estime qu’une solution de gestion automatisée des notes de frais peut dégager jusqu’à 30% de temps collaborateur . « Grâce à la digitalisation et à la centralisation de toutes les informations dans un seul outil en mode SaaS, l’entreprise va optimiser ses processus internes, réduire ses délais de traitement et faciliter les contrôles. Elle sera plus efficiente. »

Et l’entreprise devient plus efficace

À l’image d’autres outils digitaux comme le CRM, les solutions de gestion automatique des notes de frais participent à la transformation globale de l’entreprise. Elles simplifient les interactions entre services, permettent une vue en temps réel très fine des budgets pour un meilleur pilotage et optimisent les ressources. En se concentrant sur leur cœur de métier, tous les collaborateurs deviennent plus efficaces et voient leur qualité de vie au travail s’améliorer. Pour les entreprises, ce gain de temps peut être un réel levier quant à la rétention et l’acquisition de nouveaux talents ! Salariés et entreprises ont donc vraiment tout à gagner en passant au numérique !

VoyagExpert étend ses services de revente à l’internationale

Fort de plus de 7 ans de collaboration et de nombreuses innovations technologiques communes, VoyagExpert est fier de voir reconnaître son expertise par SAP Concur en obtenant l’accréditation d’étendre ses services de revente à l’internationale dont les Etats-Unis, afin d’apporter à ses clients sa maîtrise technique de l’outil en ligne.

Cet agrément permet ainsi de pouvoir gérer depuis la France, le paramétrage et l’accès à l’outil SAP Concur au sein des différentes agences locales partenaires à l’étranger, et c’est la certitude pour nos clients, que leurs filiales à l’étranger bénéficient de l’expertise VoyagExpert au-delà du territoire Français, et d’avoir ainsi un interlocuteur unique pour gérer les paramétrages Concur, garantir les process de réservation et de contrôles qualités unifiés.

Grâce à ces partenariats, VoyagExpert renforce sa collaboration avec SAP Concur, et devient la première agence indépendante française à proposer sa maîtrise SAP Concur à ses clients en France et à l’étranger.

A Propos de SAP Concur : Concur, filiale de SAP, est un des principaux fournisseurs de solutions dédiées à la gestion des déplacements et frais professionnels. Sa mission est d’aider les entreprises de toutes tailles à changer la manière dont elles gèrent leurs dépenses pour qu’elles puissent se concentrer sur leur cœur d’activité. Grâce à la plateforme ouverte de Concur, l’ensemble des acteurs de l’écosystème du voyage d’affaires (clients, fournisseurs et développeurs), peut accéder au Cloud Concur. Le système Concur s’ adapte aux préférences individuelles des employés et répond aux besoins de toutes les entreprises. Concur France est la filiale du groupe international Concur. Au quotidien, et depuis plus de 15 ans, son équipe française pluridisciplinaire accompagne les organisations du secteur public et privé.
A propos de VoyagExpert : VoyagExpert est une des Top Travel Management Company indépendante leader sur le marché français, forte de 40 ans d’expérience. La maîtrise de la technologie fait de VoyagExpert une société hors norme sur le marché du Business Travel et ainsi, 2 sociétés du CAC40 lui ont accordé leur confiance entre 2018 et 2019.