Comment améliorer le contrôle des notes de frais avec l’automatisation

Le contrôle des notes de frais annuelles est l’une des tâches de gestion des dépenses les plus fastidieuses et les plus longues que votre équipe financière ait à traiter. Pourtant, c’est une tâche qui peut avoir de graves répercussions fiscales et financières si elle est mal faite.

Pour de nombreuses entreprises, les frais de déplacement représentent le deuxième coût le plus important après les salaires, en dépit de la pandémie. Il est donc important d’avoir les bons chiffres pour assurer la stabilité financière de votre entreprise et le bonheur de vos employés.

Vous trouverez ci-dessous cinq façons d’améliorer votre processus de contrôle des dépenses grâce à l’automatisation.

Remplacez les politiques de dépenses complexes par des politiques claires et faciles à mettre en œuvre

De nombreuses entreprises commettent l’erreur de rédiger des politiques de dépenses longues et complexes. Elles tentent d’englober tous les scénarios possibles, au détriment de la compréhension. Cela irrite à la fois les voyageurs et les contrôleurs chargés de veiller au respect de ces politiques.

En rendant les politiques trop complexes, vous donnez à vos employés une raison de ne pas les lire et, par conséquent, de ne pas les appliquer. Cela conduit souvent à des dépenses excessives et à des employés mécontents lorsqu’ils découvrent que leurs dépenses ne seront pas remboursées dans leur totalité parce qu’ils n’ont pas suivi les règles.

En revanche, en veillant à ce que vos politiques de dépenses soient claires et faciles à suivre, vous aidez les employés à soumettre des dépenses conformes. Et grâce au contrôle automatisé des politiques, vous identifiez les erreurs avant qu’elles ne se retrouvent dans vos comptes généraux. Ainsi, vos contrôleurs financiers passent moins de temps à vérifier les dépenses conformes et se concentrent plutôt sur les écarts et les tâches à plus forte valeur ajoutée.

Une meilleure conformité des dépenses est bénéfique pour tous. Les employés savent qu’ils seront remboursés, les contrôleurs passent moins de temps à vérifier les frais et l’organisation dépense moins d’argent.

Soumission instantanée des dépenses

Avec la gestion manuelle des dépenses, les employés et les contrôleurs attendent souvent le dernier moment pour traiter les dépenses. Les employés fouillent leurs poches et leurs sacoches d’ordinateur portable pour trouver des reçus insaisissables datant de trois semaines. Les contrôleurs sont alors assaillis par une montagne de dépenses de dernière minute, difficiles à déchiffrer.

La gestion automatisée des dépenses permet à vos employés de soumettre les reçus avec leur smartphone via une application mobile dès qu’ils ont payé. Cela permet d’avoir un flux régulier et plus facile à gérer de dépenses à contrôler. En retour, les remboursements sont plus rapides (= des employés plus heureux) et les contrôles plus précis (= des organisations plus saines).

Gagnez du temps avec la correspondance automatique des reçus

Les reçus papier sont le fléau de la vie de tout voyageur. Ils sont froissés, perdus, endommagés ou oubliés dans la poche d’une veste. Ils deviennent vite illisibles, ce qui frustre les contrôleurs et rend les dossiers fiscaux incomplets.

En plus des reçus difficiles à lire, vos contrôleurs doivent faire face à la quantité de notes de frais qui leur parviennent. Comme pour toute tâche répétitive qui prend du temps, cela peut entraîner des erreurs dans les rapports – et dans vos dossiers. En retour, vous vous exposez à la fois au risque de dépenses excessives et aux risques fiscaux en cas de contrôle.

Améliorez facilement le contrôle des dépenses en améliorant la façon dont les employés soumettent les dépenses et en automatisant le contrôle.

Les employés ayant accès à une application mobile de gestion des dépenses qui leur permet de scanner et de soumettre les dépenses en temps réel sont moins susceptibles de les laisser s’accumuler (et devenir illisibles !). Avec l’application, les employés scannent leurs reçus et l’OCR extrait les données automatiquement et avec précision. L’association de ces données à une transaction réglée par carte de paiement permet de garantir la conformité.

Le fait de savoir que les données sont conformes vous aide à définir des seuils automatiques. Cela permet à vos contrôleurs de vérifier uniquement les dépenses qui répondent à certains critères (dépenses excessives, catégorie, etc.) ou présentent des anomalies.

Améliorez la communication interne

Avec la gestion manuelle des dépenses, la piste entre les contrôleurs et les voyageurs peut s’emmêler lorsque les dépenses nécessitent des corrections ou des explications.

Lorsque le contrôleur revient sur une dépense et la transmet au responsable de l’approbation, celui-ci doit à son tour demander à son employé de corriger son rapport. Selon la structure de l’organisation, ce processus peut être long et entraîner des retards non-négligeables dans votre comptabilité.

L’automatisation simplifie votre processus de gestion des dépenses. Les solutions automatisées repèrent et signalent les erreurs et les activités suspectes avant la soumission. Les employés peuvent ainsi apporter des corrections en temps réel, ce qui améliore la qualité des données soumises.

Et si un élément nécessite une correction ou une explication, les contrôleurs peuvent renvoyer la dépense directement à l’employé pour lui demander des précisions ou des modifications. Le chemin est clair et direct, et ne nécessite que quelques clics de part et d’autre.

Travaillez avec un budget clair

Avec la gestion manuelle des dépenses, les coûts directs et indirects sont difficiles à estimer. Combien d’erreurs ont été oubliées dans les rapports ? Combien de kilomètres supplémentaires ajoutés ? Et, plus difficile à évaluer, combien de temps supplémentaire vos employés consacrent-ils à la gestion des frais ?

Sans savoir combien de temps et d’argent vous coûtent les notes de frais de vos employés, il est difficile de savoir où apporter des améliorations.

L’automatisation du processus de gestion des dépenses vous apporte plus de visibilité, augmente le contrôle et améliore la prévisibilité. Cela vous permet de faire évoluer votre processus de gestion des dépenses ainsi que votre entreprise. Et l’automatisation permet à vos contrôleurs de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée plutôt que sur le contrôle basique des dépenses.

Des outils de reporting pratiques et détaillés vous permettent de vérifier différentes mesures et de les améliorer. Après avoir identifié vos catégories de dépenses ou vos unités commerciales les plus élevées, vous pouvez prendre des décisions stratégiques concernant votre budget.

 

Améliorer le contrôle des notes de frais dans votre entreprise n’est pas difficile, cependant il faut y consacrer un peu de temps en amont pour obtenir des résultats probants. En simplifiant vos politiques et en automatisant le processus, vous améliorez le flux des dépenses au sein de votre organisation, vous réduisez le travail de vos employés et, surtout, vous diminuez vos coûts.

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