Nous aurions pu écrire un article sur « Achats événementiels : choisir une solution en 5 minutes chrono ». Seulement voilà, lancer un projet pour optimiser ses dépenses MICE prend du temps, nécessite d’interroger de nombreux interlocuteurs et présente plusieurs difficultés qu’il serait dommageable d’ignorer.

Que ce soit dans le cadre d’un projet MICE ou non, il est impossible pour un acheteur d’imposer purement et simplement un outil à ses clients internes.

La conduite du changement passe par un certain nombre d’étapes qui ont été très bien décrites dans cet article écrit par @Decision-achats.

Voici quelques conseils pour mettre en œuvre une stratégie MICE couronnée de succès.

Première étape : Faire un état des lieux des besoins en interne

Être acheteur nécessite d’avoir à la fois la vision du gestionnaire et la vision du client interne pour assurer l’adoption. Cela dit, il est souvent difficile de bien comprendre les attentes de ses clients quand on n’est pas soi-même confronté à leurs problématiques.

Quelle que soit la manière dont vous avez décidé de mettre en place une stratégie MICE (discussions formelles ou informelles avec des organisateurs d’événements, manager, pairs, médias, etc.), il vous faut désormais faire un état des lieux complet des habitudes d’achats, des besoins et contraintes de vos clients internes.

Commencez par le « qui »

Toutes les personnes dans votre entreprise susceptibles d’organiser plus de 3  réunions ou événements pour un montant supérieur à 8 000 € peuvent être des sources d’informations très riches. Plus votre panel sera diversifié, meilleure sera votre état des lieux. Pensez bien sûr au département marketing & communication mais aussi aux assistant.e.s  de direction ou de BU, aux responsables formations (ressources humaines) ou encore à l’office manager.

Demandez-vous qui organise les séminaires internes ? la galette des rois ? la soirée de noël ? les réunions en extérieur ? les formations ? les lancements de produit ? les pots de départ ? la conférence annuelle ?…

Demandez-leur le « quoi », le « comment » et le « pourquoi »

Maintenant que vous savez à qui vous adresser, dressez une liste complète des questions auxquelles vous souhaitez répondre.

Cela doit regrouper des questions portant à la fois sur le type, le nombre et la distribution géographique des événements organisés. Mais posez aussi des questions sur le type d’outils actuellement utilisés et les critères qui seront le plus importants pour les organisateur.rice.s dans la sélection d’une solution.

Si vous n’êtes pas sûr.e de savoir quelles questions poser, vous trouverez ici une proposition de questionnaire.

Listez ensuite vos propres « quoi », « comment » et « pourquoi »

Faites aussi l’état des lieux de vos besoins : pourquoi avoir lancé ce projet ? Avez-vous besoin de plus de visibilité ? plus de contrôle ? des processus de facturation simplifiés ? des facilités de paiement ? Quelles sont vos contraintes ? de budget, d’intégration à vos outils, de transparence, etc. N’hésitez pas à consultez aussi les services finances et comptable pour vous assurer de leur alignement avec votre stratégie. Ne laissez rien au hasard car c’est de cette analyse que dépendra le succès de votre stratégie.

Maintenant que votre état des lieux est terminé, vous pouvez passer à l’étape 2 : analyser les offres disponibles sur le marché. Ce sera le sujet de notre prochain article.

Si vous souhaitez plus de détails sur la manière d’identifier les challenges liés à la gestion de l’événementiel dans votre entreprise, nous vous conseillons de télécharger notre livre blanc.