Les systèmes d’approbation se perfectionnent

Les entreprises peaufinent leurs systèmes d’approbation des voyages d’affaires. Pour mieux les pérenniser après la crise ?

Paperasserie tatillonne : voilà comment était considérée, il n’y a pas si longtemps encore, l’approbation avant le voyage. Mais le Covid est arrivé et, raconte l’excellent site The Company Dime, elle s’est imposée comme un élément central de gestion des risques ainsi qu’une évaluation incontournable de la meilleure façon d’accomplir les missions. 

De plus en plus, les entreprises généralisent l’approbation à tous les déplacements et sont même plus nombreuses désormais à l’appliquer avant que les voyageurs ne les réservent. Les personnes chargées de l’approbation changent également : direction générale mais aussi de la sécurité, des risques et des ressources humaines. 

« Pour de nombreux programmes voyages, écrit le journaliste David Jonas, la clé à court terme est de s’assurer que seuls les voyages essentiels seront effectués ». Pas simple d’en déterminer les contours affirme David Zimmer, qui dirige l’expérience voyageur au niveau mondial chez CWT, « la définition d’un voyage sûr ou autorisé varie d’une entreprise à l’autre, d’un voyageur à l’autre ». Michael Hall, travel manager d’Illumine, une société de biotech basée à San Diego, résume le mieux la situation : « dans le passé l’approbateur regardait où et combien, maintenant il doit savoir pourquoi ». 

Autre changement, majeur, induit par le Covid : avant la pandémie, l’approbation préalable se faisait après la réservation et avant l’émission du billet. De plus en plus, elle se situe désormais au stade de la pré-réservation. Un travel manager confirme ainsi qu’une légère modification de la politique voyages a permis de remplacer « les déplacements doivent être approuvés par un responsable » par « les déplacements doivent être pré-approuvés par un responsable ». 

C’est en tous cas à ce stade qu’aujourd’hui les innovations techniques se multiplient. CWT, Amex GBT, BCD, Concur, sociétés de technologies… : ces fournisseurs rivalisent aujourd’hui d’imagination pour améliorer leur offre de produit, ajouter des options, automatiser davantage, et ainsi mieux répondre aux nouveaux besoins de leurs clients. Et après ? Si la situation sanitaire s’améliore, les entreprises assoupliront sans doute les règles d’approbation pour les voyages domestiques mais il y a peu de chances qu’elles en fassent de même pour les déplacements internationaux. Avant longtemps sans doute…

François-Xavier Izenic, rédacteur associé de l’AFTM

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