Selon S. Gillespie, une gestion plus responsable des déplacements passe par l’exploitation de la valeur stratégique des réunions physiques. Passionnant.
Les lecteurs de l’Œil de l’AFTM le savent : je suis un grand fan du consultant Scott Gillespie qui porte depuis de nombreuses années un regard singulier, original et stimulant sur le voyage d’affaires. Son dernier livre blanc, dont je vous conseille la lecture, intitulé How we meet matters (la façon dont on se rencontre compte), ne déroge pas à la règle. Le magazine Business Travel Mag en a fait un très bon résumé.
Le point de départ de sa réflexion : le nouvel environnement du voyage d’affaires, qui a été totalement bouleversé par le Covid. Pour lui, qu’on le veuille ou non, les budgets consacrés aux déplacements professionnels seront sensiblement réduits dans un avenir proche. Pourquoi ? A cause des réunions virtuelles, plus faciles, moins chères et souvent « suffisantes ». A cause aussi des préoccupations persistantes entourant la santé, la sécurité et le bien-être des voyageurs. A cause enfin de la pression croissante visant à réduire les émissions de carbone.
Des budgets en baisse signifient davantage de contestation sur qui voyage et pourquoi. Les patrons et les directeurs financiers remettront en question, à juste titre, les coûts des déplacements par rapport aux avantages des réunions virtuelles. Que leur opposer face à cet argument massue et incontestable alors que les voyages d’affaires sont un ingrédient essentiel de la réussite commerciale d’une entreprise ?
A l’appui de son raisonnement, Scott Gillespie a réalisé une étude auprès de plus de 520 décideurs américains dont les conclusions sont riches d’enseignements. L’un d’eux montre que 77% des personnes interrogées ne peuvent pas dire si leur entreprise voyage trop ou pas assez. Un chiffre qui serait, sans doute, peu ou prou identique en Europe et en France notamment. Ces décideurs admettent donc qu’ils n’ont aucun moyen pratique de mesurer les bénéfices d’un voyage d’affaires.
La question est donc de savoir comment évaluer les avantages et les inconvénients d’une réunion physique et ceux d’une réunion virtuelle afin d’aider les voyageurs et les travel managers à prendre de meilleures décisions et de persuader les décideurs d’utiliser le voyage de manière plus stratégique, plus responsable et plus durable.
Pour Scott Gillespie, la réponse réside dans une nouvelle approche de la gestion des voyages d’affaires basée sur les objectifs. Première étape : demander au voyageur d’identifier lui-même l’objectif stratégique de son déplacement avant de l’effectuer. Mais pas une banalité du type « externe versus interne ». Non mais plutôt des formulations comme : « gagner des revenus », « gagner la confiance du client », ou « renforcer le travail d’équipe ».
Deuxième étape : lui demander de définir un critère permettant de juger de la réussite du voyage. Tout devra rester visible pour son manager et pour la chaine d’approbation.
Troisième étape : quelques semaines après la fin de son voyage, rappelez au voyageur son critère de succès et demandez-lui une simple évaluation : « Sur une échelle de 1 à 10, quel a été le succès de ce voyage ? »
Imaginez maintenant les résultats agrégés de cette approche sur plusieurs mois. La direction générale verra en un coup d’œil les ressources de voyage consommées pour chaque objectif ainsi que les taux de réussite des voyages de chaque objectif.
L’immense intérêt de cette méthode est qu’il ne s’agit pas d’une énième tentative de calcul de retour sur investissement des voyages, totalement vaine. Juste un moyen assez simple de justifier un déplacement, et plus largement, de révéler pourquoi une entreprise voyage et pour quelle efficacité. CQFD.
François-Xavier Izenic, rédacteur associé de l’AFTM