Principe

La reprise de l’activité MICE est certes conditionnée par un retour à une situation sanitaire qui permette l’organisation d’événements physique, mais également à la confiance des acteurs pour les programmer sur un futur incertain.

Compte tenu des préavis nécessaire pour organiser un événement, l’optimisme, ou a minima, une confiance relative en l’avenir des Clients et les professionnels du secteur sont les prérequis d’une reprise du MICE. En cas d’incertitude trop importante, et donc de risque trop élevé nombre d’événements ne seront pas programmés, par peur d’un lendemain ou d’un surlendemain confiné.

Afin d’apporter des solutions viables, il nous semble intéressant de lancer une démarche globale et coordonnée, dans laquelle un grand nombre d’acteurs de notre métier s’engagent à ne pas appliquer de frais d’annulation « cause Covid », afin de pouvoir offrir aux Clients finaux une possibilité d’imaginer leur événement sans frais d’annulation dans un tel cas, et pour l’ensemble des partenaires et sous-traitants impliqués.

Ainsi, l’idée est de proposer aux professionnels du MICE un accord conditionnel, « si tu ne prends pas de frais d’annulation, je ne prends pas non plus de frais d’annulation », qui permette de construire une offre globale aux Clients finaux « zéro frais d’annulation Covid ».

Un groupe de travail pourrait être mis en place, avec au moins un représentant de chaque métier de la chaine MICE. Son objectif : Définir le contenu de telles clauses zéro frais d’annulation Covid transverses à tous nos métiers et viables pour chacun.

Une fois ces clauses stabilisées, les acteurs de nos professions qui le souhaitent pourraient s’engager à participer à la démarche en signant une charte (baptisée provisoirement « Chaine de Confiance »), et les agences MICE pourraient ainsi proposer à leurs Clients une offre complète zéro frais d’annulation Covid sans se mettre en risque, puisque s’appuyant sur des partenaires qui prennent le même engagement. Cela n’empêchant en rien de proposer par ailleurs d’autres offres au Client sans une telle clause. L’objectif est bien de pouvoir a minima proposer une solution zero risque, et non d’en faire la norme.

Cette démarche ayant vocation à accélérer la reprise n’aura d’intérêt que si elle est lancée rapidement et de manière coordonnée entre des acteurs couvrant l’ensemble de la chaîne de valeur du MICE.

Calendrier

Le calendrier pourrait être le suivant :

Constitution du groupe de travail : 31 janvier

Elaboration d’un premier projet de charte « Chaine de Confiance » MICE (à travers quelques réunions Zoom et une pré-validation par les services juridiques des membres du groupe de travail) : 28 février

Communication à la profession : 5 mars (communiqué de presse cosigné par les membres fondateurs du groupe de travail)

Réunion de finalisation de la charte « Chaine de Confiance » MICE et signature par les premières entreprises de la profession : 16 mars (à l’occasion de la réunion TendanceNomad Le Club qui réunira déjà un ensemble significatifs d’acteurs de la profession).

Proposition de départ

Pour information, voici la clause « zero frais d’annulation Covid » qu’Avico ajoute à ses contrats d’affrètement, et qui pourrait servir de base de travail pour la rédaction de cette charte « Chaine de Confiance » MICE :

a) Annulation liée à la pandémie Covid-19 (Clause « Triple C ») 

Au cas où un ou plusieurs vols viendraient à être annulés par l’Affréteur avant l’exécution du voyage, l’Affréteur  sera tenu de verser : 

De la date de signature du contrat jusqu’à J-15 de l’opération, aucun frais d’annulation de l’affrètement, dès lors que l’annulation du voyage est liée directement ou indirectement au Covid (contraintes administratives, nombre de participants minimum non atteint, etc.)

De J-15 au jour du vol, si de nouvelles règles administratives ou sanitaires ne permettent plus de réaliser le voyage comme prévu et que l’Affréteur annule l’affrètement de ce fait (nouvelles règles nationales ou locales d’admission ou de déplacement plus restrictives, fermeture ou restriction sur le site objet du voyage, détection d’un Cluster parmi les participants, etc.), les frais d’annulation sont limités aux frais directs dépensés par la Compagnie aérienne (demandes de droits de trafic, prestations de sous-traitants non remboursables, etc.)

Un justificatif sera demandé à l’Affréteur pour bénéficier de ces clauses d’annulation « Triple C ».

b) Annulation pour une autre cause

Modalités contractuelles habituelles