Dans de nombreux pays la situation de la COVID-19 continue de s’améliorer, l’économie reprend lentement dans certains autres pays.  Avant la COVID-19, plus de la moitié des voyageurs d’affaires réservaient leurs voyages en dehors du programme de politique de voyage de l’entreprise. L’avenir sera probablement très différent. Les employés devront réserver leurs voyages par les canaux privilégiés de leur entreprise pour assurer leur sécurité et se tenir au courant de la situation dans leur destination de voyage.

À l’avenir, non seulement les voyages d’affaires seront largement contrôlés par les responsables des voyages, mais les politiques d’entreprise devront être suffisamment souples pour évoluer dans un environnement en constante mutation. Par exemple, si le niveau de risque pour un pays augmente, chaque voyage vers cette destination peut devoir passer par l’approbation du directeur, des RH ou par le processus de gestion des risques approprié. Pour gérer efficacement cette situation, les entreprises auront besoin d’outils capables de réagir en temps réel. L’innovation pragmatique est désormais la solution.

Pour aider les entreprises à définir les bonnes règles pour les voyages d’affaires pendant la COVID-19, nous avons identifié trois points essentiels. Ces points visent à aider à concevoir une politique d’entreprise globale, à établir une stratégie pour la gérer et à s’assurer que les entreprises disposent des bons outils pour y parvenir.

Identifier les besoins et fixer des objectifs

La première étape pour concevoir une politique de voyages consiste à comprendre les besoins de vos voyageurs et de l’entreprise. Vous pouvez y parvenir en réalisant un audit, qui mettra en évidence ce que les employés font ou ne font pas et apprécient ou non dans les politiques de voyages actuelles. Vous pouvez évaluer les professionnels de l’entreprise et amener les PDG, les directeurs d’exploitation et les directeurs financiers à s’aligner sur un objectif commun, afin qu’il n’y ait pas de points de vue contradictoires sur la sécurité des employés, la croissance ou la réduction des coûts. En outre, comme la gestion des voyages d’affaires porte sur une multitude de complexités, vous pouvez répondre aux questions et aux préoccupations des employés de manière préventive afin de couvrir tous les besoins et pour établir un premier modèle clair.

Transmettre le message

Après avoir établi les bases de votre politique de voyage, il est temps de régler les détails avant la mise en application. La clarté, comme nous l’avons mentionné, doit être le pilier. Les employés doivent être en mesure de comprendre facilement la politique. Un document court et concis a plus de chances d’être utile et d’encourager le respect de la politique en matière de voyages. La politique doit être cohérente avec la culture de l’entreprise, pour l’ensemble des équipes et des établissements – ce qui signifie des classes de voyage et des séjours à l’hôtel prédéfinis. En outre, la politique doit réduire le plus possible les dépenses liées aux voyages tout en tenant compte du bien-être des voyageurs afin que les employés se sentent en sécurité, valorisés et restent productifs. En utilisant les canaux de distribution pertinents, vous pouvez vous assurer que tous les employés lisent la politique. cytric Travel & Expense a la capacité d’intégrer le document et ses règles dans votre système afin que la conformité soit assurée tout au long du processus de réservation.

Adapter votre technologie à votre politique

Après avoir établi et distribué votre politique de voyage, il est temps de l’exécuter. Vous pouvez la mettre en œuvre en investissant dans les bons outils ce qui vous permettra de réduire le temps de mise en œuvre, les difficultés et donc d’accroitre la productivité, le respect des règles et vos résultats globaux. En utilisant une solution complète de bout en bout comme cytric Travel & Expense, vous intégrerez tout ce dont vos employés ont besoin, des vols et des hôtels aux billets de train et aux locations de voiture. Comme ils n’auront pas à jongler avec plusieurs plates-formes, vous pouvez définir des paramètres pour chaque sujet qui s’alignent sur votre politique. Avec une gestion des réservations et des frais de bout en bout, vous pouvez permettre le contrôle des coûts et rationaliser les processus, ainsi que l’assistance aux voyageurs. Enfin, en offrant une expérience flexible de réservation de voyages également sur le mobile via une même application, les employés pourront rechercher, réserver, vérifier, modifier et annuler des itinéraires et des dépenses sans avoir à changer d’environnement.

Une fois qu’une politique d’entreprise homogène est en place, les entreprises peuvent prendre des mesures pour gérer les voyages dans un environnement COVID-19.

  1. N’autoriser qu’un nombre maximum d’employés par vol.Les compagnies peuvent envisager d’activer et/ou de réduire le nombre d’employés pouvant être sur le même vol. Cela permettra de réduire le risque pour les employés et la compagnie.
  2. Créer dynamiquement des régions personnalisées en fonction du risque sanitaire signalé.Les responsables des voyages doivent savoir où les épidémies potentielles peuvent se produire afin de pouvoir adapter leurs politiques et les employés peuvent créer leurs demandes de voyage en fonction de la politique de l’entreprise. Pour y parvenir, les responsables des voyages peuvent créer une région personnalisée unique et faire de cette région une destination avec des politiques de restriction qui doivent être prises en compte. Il est ensuite possible de mettre à jour la région personnalisée (par ville, pays ou région) et de faire en sorte que les paramètres soient intégrés aux nouvelles destinations qui ont été ajoutées. Cela permet aux gestionnaires des voyages de mettre à jour rapidement et facilement les exigences en matière de voyage à mesure que la situation évolue, tout en s’assurant que les employés se conforment à la politique définie.
  3. Mettre en place des flux de réservations guidées en fonction de la destination.Les entreprises peuvent repenser ce qui doit être réservé en ligne ou hors ligne avec l’aide d’un agent expert. Par exemple, si un employé cherche à réserver un voyage long courrier multi-destination, il peut souhaiter une assistance pour s’assurer qu’il se conforme bien aux exigences de chaque pays.  En outre, les entreprises devraient envisager toutes les formes de transport ou même bloquer les voyages vers des destinations spécifiques. Le fait d’avoir une seule expérience d’achat qui guide les voyageurs dans le flux de réservation privilégié de l’entreprise réduira l’anxiété et la confusion des voyageurs lors de leurs commandes tout en garantissant le respect de la politique de voyage.
  4. Permettre aux voyageurs de trouver l’itinéraire le plus sûr avec un minimum d’escales.Les entreprises peuvent réduire leur exposition aux virus en permettant à leurs employés de rechercher uniquement des vols directs sans escale ou une ville de transit spécifique dont les contrôles d’hygiène dans les aéroports sont meilleurs et plus rapides. En réduisant le nombre d’arrêts et le temps de correspondance dans les aéroports, les entreprises peuvent réduire le risque d’exposition aux zones publiques.
  5. Ajouter les hôtels ayant des protocoles de nettoyage stricts ou situés à proximité des bureaux.Passer en revue les hôtels de votre programme voyages, activer les hôtels qui suivent les normes de nettoyage professionnel et les mettre en avant visuellement pour faciliter l’expérience d’achat. Eliminer également les hôtels qui ont connu des problèmes de nettoyage en exploitant le contenu généré par les utilisateurs directement à partir des commentaires des employés. Des hôtels plus proches du bureau signifient moins de temps de transport, ce qui signifie également moins de risques.

Ainsi, au fur et à mesure que les voyages d’affaires reprennent, il est de la responsabilité des entreprises du monde entier de mettre en place une politique de voyages d’affaires bien structurée et flexible pour s’assurer que l’entreprise et ses voyageurs sont équipés pour un monde COVID-19.

Le moment est venu pour les organisations de prendre des mesures pour comprendre les besoins des voyageurs et de l’entreprise. Elles peuvent évaluer les professionnels du monde des affaires, faire en sorte que les CXO (porte parole de la satisfaction client) s’alignent sur un objectif commun et répondent aux questions des employés de manière préventive afin de créer une couverture complète. Notre outil cytric Travel & Expense aide à intégrer les changements de politique de voyages dans tout système d’entreprise afin de s’assurer de la conformité  lors des processus de réservation futures.

La COVID-19 a changé de façon permanente notre façon de vivre et de nous déplacer ; les entreprises peuvent utiliser cette opportunité pour repenser le voyage.

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