Comment améliorer le contrôle des notes de frais avec l’automatisation

Le contrôle des notes de frais annuelles est l’une des tâches de gestion des dépenses les plus fastidieuses et les plus longues que votre équipe financière ait à traiter. Pourtant, c’est une tâche qui peut avoir de graves répercussions fiscales et financières si elle est mal faite.

Pour de nombreuses entreprises, les frais de déplacement représentent le deuxième coût le plus important après les salaires, en dépit de la pandémie. Il est donc important d’avoir les bons chiffres pour assurer la stabilité financière de votre entreprise et le bonheur de vos employés.

Vous trouverez ci-dessous cinq façons d’améliorer votre processus de contrôle des dépenses grâce à l’automatisation.

Remplacez les politiques de dépenses complexes par des politiques claires et faciles à mettre en œuvre

De nombreuses entreprises commettent l’erreur de rédiger des politiques de dépenses longues et complexes. Elles tentent d’englober tous les scénarios possibles, au détriment de la compréhension. Cela irrite à la fois les voyageurs et les contrôleurs chargés de veiller au respect de ces politiques.

En rendant les politiques trop complexes, vous donnez à vos employés une raison de ne pas les lire et, par conséquent, de ne pas les appliquer. Cela conduit souvent à des dépenses excessives et à des employés mécontents lorsqu’ils découvrent que leurs dépenses ne seront pas remboursées dans leur totalité parce qu’ils n’ont pas suivi les règles.

En revanche, en veillant à ce que vos politiques de dépenses soient claires et faciles à suivre, vous aidez les employés à soumettre des dépenses conformes. Et grâce au contrôle automatisé des politiques, vous identifiez les erreurs avant qu’elles ne se retrouvent dans vos comptes généraux. Ainsi, vos contrôleurs financiers passent moins de temps à vérifier les dépenses conformes et se concentrent plutôt sur les écarts et les tâches à plus forte valeur ajoutée.

Une meilleure conformité des dépenses est bénéfique pour tous. Les employés savent qu’ils seront remboursés, les contrôleurs passent moins de temps à vérifier les frais et l’organisation dépense moins d’argent.

Soumission instantanée des dépenses

Avec la gestion manuelle des dépenses, les employés et les contrôleurs attendent souvent le dernier moment pour traiter les dépenses. Les employés fouillent leurs poches et leurs sacoches d’ordinateur portable pour trouver des reçus insaisissables datant de trois semaines. Les contrôleurs sont alors assaillis par une montagne de dépenses de dernière minute, difficiles à déchiffrer.

La gestion automatisée des dépenses permet à vos employés de soumettre les reçus avec leur smartphone via une application mobile dès qu’ils ont payé. Cela permet d’avoir un flux régulier et plus facile à gérer de dépenses à contrôler. En retour, les remboursements sont plus rapides (= des employés plus heureux) et les contrôles plus précis (= des organisations plus saines).

Gagnez du temps avec la correspondance automatique des reçus

Les reçus papier sont le fléau de la vie de tout voyageur. Ils sont froissés, perdus, endommagés ou oubliés dans la poche d’une veste. Ils deviennent vite illisibles, ce qui frustre les contrôleurs et rend les dossiers fiscaux incomplets.

En plus des reçus difficiles à lire, vos contrôleurs doivent faire face à la quantité de notes de frais qui leur parviennent. Comme pour toute tâche répétitive qui prend du temps, cela peut entraîner des erreurs dans les rapports – et dans vos dossiers. En retour, vous vous exposez à la fois au risque de dépenses excessives et aux risques fiscaux en cas de contrôle.

Améliorez facilement le contrôle des dépenses en améliorant la façon dont les employés soumettent les dépenses et en automatisant le contrôle.

Les employés ayant accès à une application mobile de gestion des dépenses qui leur permet de scanner et de soumettre les dépenses en temps réel sont moins susceptibles de les laisser s’accumuler (et devenir illisibles !). Avec l’application, les employés scannent leurs reçus et l’OCR extrait les données automatiquement et avec précision. L’association de ces données à une transaction réglée par carte de paiement permet de garantir la conformité.

Le fait de savoir que les données sont conformes vous aide à définir des seuils automatiques. Cela permet à vos contrôleurs de vérifier uniquement les dépenses qui répondent à certains critères (dépenses excessives, catégorie, etc.) ou présentent des anomalies.

Améliorez la communication interne

Avec la gestion manuelle des dépenses, la piste entre les contrôleurs et les voyageurs peut s’emmêler lorsque les dépenses nécessitent des corrections ou des explications.

Lorsque le contrôleur revient sur une dépense et la transmet au responsable de l’approbation, celui-ci doit à son tour demander à son employé de corriger son rapport. Selon la structure de l’organisation, ce processus peut être long et entraîner des retards non-négligeables dans votre comptabilité.

L’automatisation simplifie votre processus de gestion des dépenses. Les solutions automatisées repèrent et signalent les erreurs et les activités suspectes avant la soumission. Les employés peuvent ainsi apporter des corrections en temps réel, ce qui améliore la qualité des données soumises.

Et si un élément nécessite une correction ou une explication, les contrôleurs peuvent renvoyer la dépense directement à l’employé pour lui demander des précisions ou des modifications. Le chemin est clair et direct, et ne nécessite que quelques clics de part et d’autre.

Travaillez avec un budget clair

Avec la gestion manuelle des dépenses, les coûts directs et indirects sont difficiles à estimer. Combien d’erreurs ont été oubliées dans les rapports ? Combien de kilomètres supplémentaires ajoutés ? Et, plus difficile à évaluer, combien de temps supplémentaire vos employés consacrent-ils à la gestion des frais ?

Sans savoir combien de temps et d’argent vous coûtent les notes de frais de vos employés, il est difficile de savoir où apporter des améliorations.

L’automatisation du processus de gestion des dépenses vous apporte plus de visibilité, augmente le contrôle et améliore la prévisibilité. Cela vous permet de faire évoluer votre processus de gestion des dépenses ainsi que votre entreprise. Et l’automatisation permet à vos contrôleurs de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée plutôt que sur le contrôle basique des dépenses.

Des outils de reporting pratiques et détaillés vous permettent de vérifier différentes mesures et de les améliorer. Après avoir identifié vos catégories de dépenses ou vos unités commerciales les plus élevées, vous pouvez prendre des décisions stratégiques concernant votre budget.

 

Améliorer le contrôle des notes de frais dans votre entreprise n’est pas difficile, cependant il faut y consacrer un peu de temps en amont pour obtenir des résultats probants. En simplifiant vos politiques et en automatisant le processus, vous améliorez le flux des dépenses au sein de votre organisation, vous réduisez le travail de vos employés et, surtout, vous diminuez vos coûts.

Notes de frais digitalisées : salariés et entreprises ont tout à y gagner !

Gestion des notes de frais : pourquoi les salariés (et les entreprises) ont tout à gagner à passer au tout numérique

Grâce à la dématérialisation des notes de frais, il suffit aux salariés de photographier leurs reçus papier avec leur smartphone pour enclencher un processus de traitement automatisé. Côté comptabilité, la solution offre un gain de temps considérable sur les tâches chronophages et permet d’avoir une visibilité en temps réel sur les budgets. Explications.
Gestion des notes de frais : pourquoi les salariés (et les entreprises) ont tout à gagner à passer au tout numérique
C’est dans l’adversité qu’on reconnaît ses meilleurs alliés ! Durant la période de confinement, les applications numériques furent les précieux alliés des entreprises dans la poursuite de leurs activités. La transformation digitale s’impose à tous les niveaux de l’entreprise, y compris pour les métiers de la comptabilité. « L’un de nos clients s’est félicité d’avoir implémenté notre outil de gestion automatique des notes de frais juste avant la crise du Covid-19. Notre solution, hébergée dans le Cloud, supprime tous les supports papier et les fastidieuses manipulations d’enregistrement qui s’ensuivent », déclare Kahina Belmiloud, Senior Manager Product Marketing chez SAP Concur . Résultat : « Cela lui a permis d’assurer le traitement des remboursements de tous ses collaborateurs, sans retard », poursuit-elle.
Avec la dématérialisation des notes de frais et l’automatisation de leur traitement, plus de fichiers à remplir « à la main », plus de reçus à conserver, à agrafer et à transmettre. L’information circule de manière fluide. Le digital optimise l’efficacité du traitement des opérations de A à Z. Selon le baromètre de l’éditeur, en 2019 près de 63% des entreprises ont déjà franchi le cap de la digitalisation de leur processus des notes de frais. Une proportion qui a dû augmenter depuis.

Quand une simple photo du reçu suffit…

Restaurant, déplacement en France ou à l’étranger, achat de petit matériel… Via une appli mobile dédiée, le salarié n’a qu’un geste à faire pour créer automatiquement une ligne de dépense associée à une note de frais. Il lui suffit en effet de photographier le justificatif avec son smartphone. Cette copie digitale ayant valeur légale, la conservation des reçus papier devient dès lors inutile. Plus aucun risque d’égarer ses tickets de paiement, plus aucune déclaration mensuelle à saisir… Le salarié gagne du temps et de la sérénité. « Depuis son appli mobile ou sur son espace web, le salarié a une visibilité en temps réel de l’ensemble de ses notes de frais et de leur état en fonction du workflow de l’entreprise : dépense validée par le manager, traitée par la comptabilité… Il peut même être informé sur le paiement de sa note de frais. »

Moins d’erreurs et plus de temps : des économies à tous les niveaux

Côté comptabilité, les bénéfices de la dématérialisation sont tout aussi nombreux. En libérant les comptables des tâches chronophages de récupération des dépenses, de pointage dans un tableur, de vérification puis d’archivage des facturettes, le digital permet à ces experts de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée comme le reporting, l’audit ou encore les réflexions stratégiques autour de la politique des dépenses, par exemple. À l’échelle de l’entreprise, on estime qu’une solution de gestion automatisée des notes de frais peut dégager jusqu’à 30% de temps collaborateur . « Grâce à la digitalisation et à la centralisation de toutes les informations dans un seul outil en mode SaaS, l’entreprise va optimiser ses processus internes, réduire ses délais de traitement et faciliter les contrôles. Elle sera plus efficiente. »

Et l’entreprise devient plus efficace

À l’image d’autres outils digitaux comme le CRM, les solutions de gestion automatique des notes de frais participent à la transformation globale de l’entreprise. Elles simplifient les interactions entre services, permettent une vue en temps réel très fine des budgets pour un meilleur pilotage et optimisent les ressources. En se concentrant sur leur cœur de métier, tous les collaborateurs deviennent plus efficaces et voient leur qualité de vie au travail s’améliorer. Pour les entreprises, ce gain de temps peut être un réel levier quant à la rétention et l’acquisition de nouveaux talents ! Salariés et entreprises ont donc vraiment tout à gagner en passant au numérique !