Étiquette : Meetings

Les arguments en faveur du regroupement dans l’entreprise sous la même bannière des réunions et des voyages d’affaires se sont renforcés avec le Covid. Et encore plus avec la flambée des prix. 

L’idée n’est pas neuve. Depuis longtemps, on connait bien les avantages de l’intégration des voyages d’affaires et des réunions, rappelle le site The Company Dime : elle se caractérise par un effet de levier potentiel auprès des fournisseurs en combinant le volume, la gestion centralisée des contrats, et des gains d’efficacité grâce à des outils communs de sourcing, de réservation et de reporting. 

Selon l’excellent journaliste David Jonas, la formule a retrouvé auprès des entreprises une seconde jeunesse avec le Covid. Leurs motivations ? Atténuer les risques financiers et humains, tenir compte des réalités du travail au quotidien, et s’adapter aux limites floues entre le travail à distance, le déplacement professionnel et les réunions d’équipes. 

Kewin Iwamoto, directeur de clientèle de Bizly (une plateforme de gestion des réunions), confirme : «Avec la pandémie, de nombreuses entreprises ont réduit leur personnel ou ont vu beaucoup de salariés démissionner. Elles ne rétabliront pas forcément les effectifs, et donc avec moins de ressources, elles n’ont plus le luxe de traiter le voyage d’affaires et les réunions de manière indépendante ».

Cindy Fisher, consultante, explique aussi : « La pandémie a été un signal pour de nombreuses entreprises qui ne disposaient pas d’un programme de réunions formalisé. Les contrats étaient dispersés dans les services et l’exposition financière devenait trop importante. Cela a attiré l’attention des directions des achats qui ont décidé d’atténuer le risque en y mettant de l’ordre ». 

Mieux intégrer les processus de devoir de diligence (duty of care), gagner en efficacité dans la collecte de données, dans les relations avec les fournisseurs, dans la réservation, le paiement, la gestion des dépenses… : autant d’arguments qui plaident en faveur de la convergence. Sans compter le développement durable, domaine dans lequel les voyages et les réunions peuvent se recouper dans des stratégies communes d’atténuation et de réduction des émissions de CO2. 

Les magasins Gap viennent ainsi de réaliser la fusion de la gestion des voyages internationaux avec les événements internationaux. Julie Lindsey, sa responsable, raconte : « L’outil de réservation en ligne gère désormais à la fois les voyages et les événements, et cela a permis de réaliser des économies assez importantes grâce au volume des déplacements ».  

Concernant le budget hôtels, la démarche fut identique. Julie Lindsey rapporte qu’un établissement a refusé de faire une offre globale car il ne souhaitait pas intégrer les déplacements individuels afin de préserver son inventaire pour les nombreux événements qui avaient lieu chaque année dans la ville. Julie Lindsey a tenu bon et ce n’est qu’après avoir réalisé qu’il ne recevrait pas d’appel d’offres pour les groupes que l’hôtelier a cédé. 

La travel manager de Gap regrette en revanche que les fournisseurs soient encore organisés en silo, avec d’un côté les équipes voyage d’affaires et de l’autre les équipes groupes. Une séparation qui l’oblige à passer un peu de temps afin de s’assurer que toutes les bonnes personnes soient présentes lors des négociations. Mais dans l’ensemble, Julie Lindsey trouve l’expérience très concluante. Un exemple à méditer et à imiter ?

François-Xavier Izenic, rédacteur associé de l’AFTM