Webinar sur le casse-tête des voyages autorisés : les points à retenir

Le webinar de rentrée du 16 septembre a établi un nouveau record : plus de 330 inscrits ! Cinq intervenants ont répondu aux questions de l’animateur François-Xavier Izenic et des internautes : Cécile Caplin, regional security manager chez International SOS, Alban Ramond, Senior Account Executive chez Uber for Business, Aurélien Rodriguez, directeur des ventes chez HCorpo, Eric Ritter, président de VoyagExpert, Fabrice Fourcot, VP Human Ressources Administration and Reporting au sein du Groupe Seb.

 

Quelle reprise des déplacements professionnels ?

Pour Fabrice Fourcot, « le Groupe Seb n’est pas dans une politique de travel ban stricte. Nos déplacements représentent 30 à 40% de notre activité voyage habituelle, principalement du domestique et de l’intra-européen, et très peu de long-courrier. »

Des chiffres que confirment Eric Ritter : « nous nous situons dans une fourchette de 40 à 50% de l’activité normale mais le long-courrier est difficile. »

Selon Aurélien Rodriguez, « les clients sont encore frileux avec encore beaucoup de travel ban dans les grands groupes. On espérait une reprise plus franche en septembre. »

Des modifications de politique voyages ?

« Pas de changement de politique voyages chez Seb, selon Fabrice Fourcot, mais en en revanche le workflow des validations a un peu changé, notamment pour les voyages transcontinentaux. » Ce que confirme Eric Ritter : « des politiques voyages inchangées contrairement aux politiques d’approbation. Nos équipes ont d’ailleurs dû reprogrammer les outils pour y inclure les nouveaux circuits d’approbation, et créer de nombreux pop-up d’information pour les voyageurs quand ils se connectent à ces outils. »

Fabrice Fourcot précise « qu’avant le Covid, les voyageurs devaient passer obligatoirement par la TMC pour leur réservation de transport, c’est évidemment plus que jamais d’actualité. »

C’est quoi un voyage autorisé ?

Pour Fabrice Fourcot, « c’est le fruit d’abord d’une discussion entre le voyageur et le manager afin de bien définir les enjeux business du déplacement, puis d’une discussion avec nous, le service Travel, pour trouver une solution. C’est au final toujours un ratio risque/bénéfice. »

Pourquoi est-ce un casse-tête pour les travel managers ?

« Jamais nous n’avons fait face à une telle volatilité, explique Cécile Caplin. Nous venons ainsi d’apprendre que la Pologne suspend les vols avec la France mais que les Français sont autorisés à entrer sur le territoire polonais sans test PCR ni quarantaine ! Cet exemple illustre la complexité de la situation. Il n’y a aucune uniformisation Schengen, on a des restrictions par pays mais aussi des restrictions par région comme PACA, Ile-de-France ou le Canton de Genève ! Notre difficulté est d’avoir des infos claires et précises : savoir s’il y a quarantaine, si elle est obligatoire ou pas, quels sont les délais des tests PCR qu’on vous demande, certains pays demandent 96 heures, d’autres 72 heures… On n’est jamais à l’abri d’un changement. »

« Ajoutez à cela, selon Eric Ritter, un écosystème du business travel en mode panique, avec des vols réservables mais qui ne partent pas, des hôtels réservables mais fermés… Heureusement, de ce point de vue, c’est en train de se calmer par rapport aux mois précédents. »

Quelles solutions face à cette volatilité ?

« Pas le choix, dit Fabrice Fourcot, on croise toutes les sources d’informations et on vérifie tout. Grâce à notre outil Travel Tracker (fourni par ISOS), on a une vision de l’ensemble des déplacements à venir, et on repère les difficultés éventuelles. C’est comme ça que, la semaine dernière, nous avons dû recontacter tous les voyageurs qui devaient se rendre en Allemagne pour leur dire que les règles avaient changé, qu’ils allaient être soumis à des tests et qu’ils seraient confinés pendant les résultats du test… »

Eric Ritter explique : « on a dû déconnecter tous nos robots d’émission automatique et de contrôle qualité. Ainsi, on vérifie nous-mêmes, manuellement, toutes les réservations online. Et on re-vérifie la veille du départ toutes les conditions de voyages : est-ce que le vol est bien opéré, est-ce que l’hôtel est bien ouvert, est-ce que les contraintes aux frontières n’ont pas changé entretemps… » Et d’ajouter : « c’est du cas par cas, un voyage long-courrier multi-segment on met parfois quatre jours à le mettre sur pied là où il nous fallait trois heures auparavant. »

Cécile Caplin approuve : « Avant le Covid, on avait affaire à quelques voyages particuliers. Aujourd’hui, tout déplacement est un cas particulier avec une intervention particulière. Un simple Paris/Londres est devenu compliqué. »

Comment s’adaptent les outils ?

« On a deux problématiques, explique Aurélien Rodriguez, celle des ouvertures/fermetures d’hôtels et celle des protocoles sanitaires mis en place par les établissements. Pour la première, on obtient cette information quasi-immédiatement et notre valeur ajoutée est d’aller vérifier que la réservation qui a été faite soit toujours d’actualité. Pour la deuxième, on a créé un robot qui fait remonter automatiquement les informations des protocoles sanitaires des hôtels. C’est compliqué car il y a autant d’engagements sanitaires que d’hôtels et autant de labels que de chaînes. L’info est désormais disponible pour 60 000 hôtels dans le monde sur notre outil, restent aux SBT à la faire remonter, KDS sera bientôt en mesure de le faire. »

« Chez Uber, dit Alban Ramond, on a besoin d’adapter nos protocoles qui ne sont pas ceux d’il y a trois mois et qui ne seront pas ceux de l’année prochaine. On a par exemple développé un système pour s’assurer au travers de l’application que les chauffeurs portent bien le masque. Et on s’adapte aux besoins des entreprises car nombre de nos clients nous ont dit qu’ils souhaitaient que leurs salariés évitent les transports en commun pour venir travailler. Et donc de faire en sorte que le compte Uber soit utilisé uniquement pour se rendre ou partir du siège de l’entreprise grâce à un outil de géolocalisation que l’on vient de mettre en place. »

De son côté, International SOS a lancé « un score d’impact qui évalue l’impact du Covid sur un pays en prenant en compte de nombreux critères : le risque médical, les restrictions aux frontières, la circulation du virus. C’est un indicateur jour J » explique Cécile Caplin.

François-Xavier Izenic, rédacteur associé de l’AFTM

INTERNATIONAL SOS partage les principaux risques voyage en 2020

INTERNATIONAL SOS partage les principaux risques en voyage pour les collaborateurs en mobilité en 2020

International SOS, leader mondial de la maîtrise des risques de santé et de sûreté à l’international, partage ses prévisions de risques pour 2020 et publie la dernière édition de la ” Travel Risk Map “. Elle s’accompagne de l’étude ” Perspectives des risques de voyage 2020 “, menée en partenariat avec Ipsos MORI auprès de plus de 1 300 décideurs du monde des affaires.

Pour plus de détails, nous vous invitons à consulter notre Travel Risk Map Interactive

Top 10 des risques 2020 identifiés par les experts

International SOS a réuni un groupe d’experts des domaines de la santé, de la sécurité et de la sûreté liés aux risques en voyage pour former le Comité de Gestion des Risques de Voyage. En combinant l’expertise du Comité et d’International SOS, les 10 principaux risques 2020 que les organisations devraient prioriser sont les suivants :

  • Les risques liés aux tensions géopolitiques constitueront le défi le plus important en matière de mobilité pour les organisations
  • Le sujet de la santé mentale prendra de l’importance 
  • Les organisations devront être plus proactives en matière de santé physique
  • La cybercriminalité prendra de l’ampleur et de constituer un risque croissant pour la sécurité 
  • Les changements climatiques exacerberont les perturbations environnementales 
  • L’apparition de maladies infectieuses causée par des agents pathogènes établis et émergents augmenteront
  • La responsabilité de l’employeur vis-à-vis du collaborateur concernant le « Bleisure » dans le cadre du devoir de protection continuera à faire débat
  • Les jeunes générations continueront à déstabiliser les habitudes des organisations en raison de leurs nouvelles attentes et de leurs attitudes face aux risques. 
  • Il y aura plus de cas juridiques médiatiques au sujet du Devoir de Protection
  • Les start-up et Petites et Moyennes Entreprises (PME) qui manquent de ressources et d’expérience auront des difficultés à remplir leurs obligations en matière de Devoir de Protection

Perspectives des risques de voyage – Résultats de l’enquête 2020

Les résultats de l’étude ” Perspectives des risques de voyage 2020 ” révèlent les principales raisons de modification des itinéraires de voyage selon les responsables en charge de la mobilité à l’international. En effet, 51 % estiment que les risques pour la santé et la sécurité ont augmenté au cours de la dernière année et 47 % prévoient une augmentation des risques au cours de l’année à venir :

  1. Menaces sécuritaires (68%) – en hausse de 23 points par rapport à l’année précédente
  2. Troubles civils (52%) – en hausse de 14 points par rapport à l’année précédente
  3. Troubles géopolitiques (52 %) – en hausse de 20 points par rapport à l’année précédente
  4. Catastrophes naturelles (51%) – en hausse de 15 points par rapport à l’année précédente
  5. Épidémies (31%) – hausse prévisionnelle de 19 points par rapport à l’impact réel en 2018
  6. Maladies infectieuses (35%) – hausse prévisionnelle de 17 points par rapport à l’impact réel en 2018 
  7. Détention et enlèvement (29%) – hausse prévisionnelle de 17 points par rapport à l’impact réel en 2018

Philippe Guibert, Directeur Médical Régional et Consulting Santé au sein d’International SOS, commente “Alors que les dépenses mondiales des voyages d’affaires devraient atteindre 1,7 billion de dollars d’ici 2022, il est important que les organisations prennent les devants par rapport aux perturbations potentielles de voyage qu’elles peuvent rencontrer alors que les voyages d’affaires continuent de se développer. Grâce à des informations, des outils et une assistance adaptée, les organisations pourront protéger leurs investissements et leurs collaborateurs.

Les Zones Grises de Risque 

Les nouvelles habitudes des voyageurs et la variété de leurs profils créent des Zones Grises de Risque. Cela pourrait atteindre la réputation des organisations si elles ne respectent pas leur Devoir de Protection, et impacter négativement les collaborateurs :

  • Seules 11% des organisations ont inclus des services d’économie collaborative dans leur politique de voyage
  • Seules 26% intègrent des dispositifs spécifiques pour les femmes dans leur politique de voyage
  • 31% d’entre elles couvrent la cybersécurité 
  • Seulement 15% des politiques de voyage abordent les problèmes de santé mentale 
  • Les règles relatives au « Bleisure » n’est abordé que dans 22% des contrats. 

La technologie au service de la sûreté 

Christophe Suptil poursuit : “Les organisations investissent des milliers de dollars dans les nouvelles technologies chaque année, mais trop peu dans ces nouvelles technologies liées à la sûreté de leurs collaborateurs “.  D’une année sur l’autre, les responsables de voyages d’affaires continuent d’être confrontés à des difficultés telles que : 

  • Sensibilisation des collaborateurs aux risques liés aux déplacements (53%)
  • Communication avec les collaborateurs en situation de crise (47%)
  • Confirmation auprès des collaborateurs qu’ils ont consulté les informations en amont du voyage (45%) 

Les Perspectives des risques de voyage 2020 sont présentées lors d’événements et de webinaires dans le monde entier. Pour vous inscrire, cliquez ici.