Le webinar de rentrée du 16 septembre a établi un nouveau record : plus de 330 inscrits ! Cinq intervenants ont répondu aux questions de l’animateur François-Xavier Izenic et des internautes : Cécile Caplin, regional security manager chez International SOS, Alban Ramond, Senior Account Executive chez Uber for Business, Aurélien Rodriguez, directeur des ventes chez HCorpo, Eric Ritter, président de VoyagExpert, Fabrice Fourcot, VP Human Ressources Administration and Reporting au sein du Groupe Seb.

Quelle reprise des déplacements professionnels ?

Pour Fabrice Fourcot, « le Groupe Seb n’est pas dans une politique de travel ban stricte. Nos déplacements représentent 30 à 40% de notre activité voyage habituelle, principalement du domestique et de l’intra-européen, et très peu de long-courrier. »

Des chiffres que confirment Eric Ritter : « nous nous situons dans une fourchette de 40 à 50% de l’activité normale mais le long-courrier est difficile. »

Selon Aurélien Rodriguez, « les clients sont encore frileux avec encore beaucoup de travel ban dans les grands groupes. On espérait une reprise plus franche en septembre. »

Des modifications de politique voyages ?

« Pas de changement de politique voyages chez Seb, selon Fabrice Fourcot, mais en en revanche le workflow des validations a un peu changé, notamment pour les voyages transcontinentaux. » Ce que confirme Eric Ritter : « des politiques voyages inchangées contrairement aux politiques d’approbation. Nos équipes ont d’ailleurs dû reprogrammer les outils pour y inclure les nouveaux circuits d’approbation, et créer de nombreux pop-up d’information pour les voyageurs quand ils se connectent à ces outils. »

Fabrice Fourcot précise « qu’avant le Covid, les voyageurs devaient passer obligatoirement par la TMC pour leur réservation de transport, c’est évidemment plus que jamais d’actualité. »

C’est quoi un voyage autorisé ?

Pour Fabrice Fourcot, « c’est le fruit d’abord d’une discussion entre le voyageur et le manager afin de bien définir les enjeux business du déplacement, puis d’une discussion avec nous, le service Travel, pour trouver une solution. C’est au final toujours un ratio risque/bénéfice. »

Pourquoi est-ce un casse-tête pour les travel managers ?

« Jamais nous n’avons fait face à une telle volatilité, explique Cécile Caplin. Nous venons ainsi d’apprendre que la Pologne suspend les vols avec la France mais que les Français sont autorisés à entrer sur le territoire polonais sans test PCR ni quarantaine ! Cet exemple illustre la complexité de la situation. Il n’y a aucune uniformisation Schengen, on a des restrictions par pays mais aussi des restrictions par région comme PACA, Ile-de-France ou le Canton de Genève ! Notre difficulté est d’avoir des infos claires et précises : savoir s’il y a quarantaine, si elle est obligatoire ou pas, quels sont les délais des tests PCR qu’on vous demande, certains pays demandent 96 heures, d’autres 72 heures… On n’est jamais à l’abri d’un changement. »

« Ajoutez à cela, selon Eric Ritter, un écosystème du business travel en mode panique, avec des vols réservables mais qui ne partent pas, des hôtels réservables mais fermés… Heureusement, de ce point de vue, c’est en train de se calmer par rapport aux mois précédents. »

Quelles solutions face à cette volatilité ?

« Pas le choix, dit Fabrice Fourcot, on croise toutes les sources d’informations et on vérifie tout. Grâce à notre outil Travel Tracker (fourni par ISOS), on a une vision de l’ensemble des déplacements à venir, et on repère les difficultés éventuelles. C’est comme ça que, la semaine dernière, nous avons dû recontacter tous les voyageurs qui devaient se rendre en Allemagne pour leur dire que les règles avaient changé, qu’ils allaient être soumis à des tests et qu’ils seraient confinés pendant les résultats du test… »

Eric Ritter explique : « on a dû déconnecter tous nos robots d’émission automatique et de contrôle qualité. Ainsi, on vérifie nous-mêmes, manuellement, toutes les réservations online. Et on re-vérifie la veille du départ toutes les conditions de voyages : est-ce que le vol est bien opéré, est-ce que l’hôtel est bien ouvert, est-ce que les contraintes aux frontières n’ont pas changé entretemps… » Et d’ajouter : « c’est du cas par cas, un voyage long-courrier multi-segment on met parfois quatre jours à le mettre sur pied là où il nous fallait trois heures auparavant. »

Cécile Caplin approuve : « Avant le Covid, on avait affaire à quelques voyages particuliers. Aujourd’hui, tout déplacement est un cas particulier avec une intervention particulière. Un simple Paris/Londres est devenu compliqué. »

Comment s’adaptent les outils ?

« On a deux problématiques, explique Aurélien Rodriguez, celle des ouvertures/fermetures d’hôtels et celle des protocoles sanitaires mis en place par les établissements. Pour la première, on obtient cette information quasi-immédiatement et notre valeur ajoutée est d’aller vérifier que la réservation qui a été faite soit toujours d’actualité. Pour la deuxième, on a créé un robot qui fait remonter automatiquement les informations des protocoles sanitaires des hôtels. C’est compliqué car il y a autant d’engagements sanitaires que d’hôtels et autant de labels que de chaînes. L’info est désormais disponible pour 60 000 hôtels dans le monde sur notre outil, restent aux SBT à la faire remonter, KDS sera bientôt en mesure de le faire. »

« Chez Uber, dit Alban Ramond, on a besoin d’adapter nos protocoles qui ne sont pas ceux d’il y a trois mois et qui ne seront pas ceux de l’année prochaine. On a par exemple développé un système pour s’assurer au travers de l’application que les chauffeurs portent bien le masque. Et on s’adapte aux besoins des entreprises car nombre de nos clients nous ont dit qu’ils souhaitaient que leurs salariés évitent les transports en commun pour venir travailler. Et donc de faire en sorte que le compte Uber soit utilisé uniquement pour se rendre ou partir du siège de l’entreprise grâce à un outil de géolocalisation que l’on vient de mettre en place. »

De son côté, International SOS a lancé « un score d’impact qui évalue l’impact du Covid sur un pays en prenant en compte de nombreux critères : le risque médical, les restrictions aux frontières, la circulation du virus. C’est un indicateur jour J » explique Cécile Caplin.

François-Xavier Izenic, rédacteur associé de l’AFTM