Entretien exclusif avec Gilles Bobichon, Directeur activité Notilus et co-fondateur DIMO Software

Un rendez-vous mensuel exclusif en live !

D’une durée de 40 minutes, diffusés sous le format d’un « webinaire live » et ouverts à tous, ces entretiens sont dirigés par François-Xavier Izenic, journaliste et conférencier.

Cet échange doit permettre de poser toutes les questions des membres de l’association et d’apporter des réponses concrètes aux enjeux de l’industrie des déplacements professionnels et de la mobilité.

Le prochain partenaire à se prêter à cet exercice « exigeant » est Notilus.

Après des études informatiques puis de gestion et d’une première expérience professionnelle dans l’activité des logiciels financiers, Gilles Bobichon co-fonde en 1995 Dimo gestion qui deviendra en 2015 Dimo Software en charge du marketing et de la communication mais aussi de la création et de l’essor de la solution de mobility management, NOTILUS. Dimo Software c’est à ce jour 41 m€ de chiffre d’affaires – 410 pers – 6000 clients dans 100 pays – 7 implantations


Franck Monsauret : « Une reprise progressive »

Franck Monsauret : « Une reprise progressive »

Le responsable d’Uber for Business en France a répondu à nos questions pour ces 10e Entretiens de l’AFTM. Voici quelques-unes de ses citations les plus marquantes. 

Quelle reprise ?

« Télétravail et mobilités ne font pas bon ménage, or les entreprises se positionnent sur des retours progressifs. On attend donc un vrai rebond en septembre mais ce sera une reprise progressive sur des mois et même des années. Cette crise va laisser des traces avec de nouvelles habitudes de travail et de déplacement. En revanche, on anticipe une bonne reprise cet été grâce aux loisirs. » 

Uber for business, c’est quoi ?

« C’est une plateforme qu’on a positionné au-dessus de nos applications qui permet aux sociétés d’avoir de la visibilité, du contrôle et de mettre en place des règles de gestion sur l’utilisation de nos solutions par leurs salariés. Pour le voyageur, on facilite les connections avec l’écosystème du business travel, comme les solutions de notes de frais. Par ailleurs on souhaite élever l’expérience utilisateur par rapport à l’offre grand public avec des produits spécifiques, des véhicules et des chauffeurs dédiés. »

Uber for business, à quel prix ?

« Pas de coût supplémentaire pour l’entreprise qui à l’inverse fait des économies en utilisant nos services. Les utilisateurs business sont intéressants pour nous, ils sont moins volatiles que les utilisateurs loisirs et le prix moyen des courses est plus élevé. Et dernier point : quand on a une relation contractuelle avec nous, les entreprises achètent mieux et peuvent faire des économies d’échelle. » 

Uber eat, une offre entreprises ?

« Depuis plusieurs années, le modèle de restauration d’entreprises est remis en question. La crise a accéléré cette transition. On permet donc à la fois aux salariés d’accéder à des repas partout dans le monde et aux sociétés de prendre en charge tout ou partie des déjeuners de leurs employés. Cela dépend évidemment de leur politique en la matière. Notre solution permet de paramétrer ces règles au sein de l’application. Cela facilite la gestion, tout est fait automatiquement. »

Quid du maas ?

« On veut être une plateforme de mobilités qui permet d’aller d’un point A à un point B en utilisant différentes formes de transport : trottinettes (pour des trajets moyens inférieurs à 2 km), des vélos électriques (3 km), des scooters (4km) et puis des VTC (9km). »

Quels objectifs écologiques ?

« On a pris deux engagements en France : plus de véhicules diesel en 2024, et 50% de véhicules électriques en 2025. Par ailleurs, on a été les premiers à avoir une option de partage des courses dans l’application afin de regrouper le plus de passagers dans le véhicule. On l’a d’abord testé dans le loisir mais on l’a étendu aux entreprises. » 

François-Xavier Izenic, rédacteur associé de l’AFTM

 

Webinar sur le casse-tête des voyages autorisés : les points à retenir

Le webinar de rentrée du 16 septembre a établi un nouveau record : plus de 330 inscrits ! Cinq intervenants ont répondu aux questions de l’animateur François-Xavier Izenic et des internautes : Cécile Caplin, regional security manager chez International SOS, Alban Ramond, Senior Account Executive chez Uber for Business, Aurélien Rodriguez, directeur des ventes chez HCorpo, Eric Ritter, président de VoyagExpert, Fabrice Fourcot, VP Human Ressources Administration and Reporting au sein du Groupe Seb.

 

Quelle reprise des déplacements professionnels ?

Pour Fabrice Fourcot, « le Groupe Seb n’est pas dans une politique de travel ban stricte. Nos déplacements représentent 30 à 40% de notre activité voyage habituelle, principalement du domestique et de l’intra-européen, et très peu de long-courrier. »

Des chiffres que confirment Eric Ritter : « nous nous situons dans une fourchette de 40 à 50% de l’activité normale mais le long-courrier est difficile. »

Selon Aurélien Rodriguez, « les clients sont encore frileux avec encore beaucoup de travel ban dans les grands groupes. On espérait une reprise plus franche en septembre. »

Des modifications de politique voyages ?

« Pas de changement de politique voyages chez Seb, selon Fabrice Fourcot, mais en en revanche le workflow des validations a un peu changé, notamment pour les voyages transcontinentaux. » Ce que confirme Eric Ritter : « des politiques voyages inchangées contrairement aux politiques d’approbation. Nos équipes ont d’ailleurs dû reprogrammer les outils pour y inclure les nouveaux circuits d’approbation, et créer de nombreux pop-up d’information pour les voyageurs quand ils se connectent à ces outils. »

Fabrice Fourcot précise « qu’avant le Covid, les voyageurs devaient passer obligatoirement par la TMC pour leur réservation de transport, c’est évidemment plus que jamais d’actualité. »

C’est quoi un voyage autorisé ?

Pour Fabrice Fourcot, « c’est le fruit d’abord d’une discussion entre le voyageur et le manager afin de bien définir les enjeux business du déplacement, puis d’une discussion avec nous, le service Travel, pour trouver une solution. C’est au final toujours un ratio risque/bénéfice. »

Pourquoi est-ce un casse-tête pour les travel managers ?

« Jamais nous n’avons fait face à une telle volatilité, explique Cécile Caplin. Nous venons ainsi d’apprendre que la Pologne suspend les vols avec la France mais que les Français sont autorisés à entrer sur le territoire polonais sans test PCR ni quarantaine ! Cet exemple illustre la complexité de la situation. Il n’y a aucune uniformisation Schengen, on a des restrictions par pays mais aussi des restrictions par région comme PACA, Ile-de-France ou le Canton de Genève ! Notre difficulté est d’avoir des infos claires et précises : savoir s’il y a quarantaine, si elle est obligatoire ou pas, quels sont les délais des tests PCR qu’on vous demande, certains pays demandent 96 heures, d’autres 72 heures… On n’est jamais à l’abri d’un changement. »

« Ajoutez à cela, selon Eric Ritter, un écosystème du business travel en mode panique, avec des vols réservables mais qui ne partent pas, des hôtels réservables mais fermés… Heureusement, de ce point de vue, c’est en train de se calmer par rapport aux mois précédents. »

Quelles solutions face à cette volatilité ?

« Pas le choix, dit Fabrice Fourcot, on croise toutes les sources d’informations et on vérifie tout. Grâce à notre outil Travel Tracker (fourni par ISOS), on a une vision de l’ensemble des déplacements à venir, et on repère les difficultés éventuelles. C’est comme ça que, la semaine dernière, nous avons dû recontacter tous les voyageurs qui devaient se rendre en Allemagne pour leur dire que les règles avaient changé, qu’ils allaient être soumis à des tests et qu’ils seraient confinés pendant les résultats du test… »

Eric Ritter explique : « on a dû déconnecter tous nos robots d’émission automatique et de contrôle qualité. Ainsi, on vérifie nous-mêmes, manuellement, toutes les réservations online. Et on re-vérifie la veille du départ toutes les conditions de voyages : est-ce que le vol est bien opéré, est-ce que l’hôtel est bien ouvert, est-ce que les contraintes aux frontières n’ont pas changé entretemps… » Et d’ajouter : « c’est du cas par cas, un voyage long-courrier multi-segment on met parfois quatre jours à le mettre sur pied là où il nous fallait trois heures auparavant. »

Cécile Caplin approuve : « Avant le Covid, on avait affaire à quelques voyages particuliers. Aujourd’hui, tout déplacement est un cas particulier avec une intervention particulière. Un simple Paris/Londres est devenu compliqué. »

Comment s’adaptent les outils ?

« On a deux problématiques, explique Aurélien Rodriguez, celle des ouvertures/fermetures d’hôtels et celle des protocoles sanitaires mis en place par les établissements. Pour la première, on obtient cette information quasi-immédiatement et notre valeur ajoutée est d’aller vérifier que la réservation qui a été faite soit toujours d’actualité. Pour la deuxième, on a créé un robot qui fait remonter automatiquement les informations des protocoles sanitaires des hôtels. C’est compliqué car il y a autant d’engagements sanitaires que d’hôtels et autant de labels que de chaînes. L’info est désormais disponible pour 60 000 hôtels dans le monde sur notre outil, restent aux SBT à la faire remonter, KDS sera bientôt en mesure de le faire. »

« Chez Uber, dit Alban Ramond, on a besoin d’adapter nos protocoles qui ne sont pas ceux d’il y a trois mois et qui ne seront pas ceux de l’année prochaine. On a par exemple développé un système pour s’assurer au travers de l’application que les chauffeurs portent bien le masque. Et on s’adapte aux besoins des entreprises car nombre de nos clients nous ont dit qu’ils souhaitaient que leurs salariés évitent les transports en commun pour venir travailler. Et donc de faire en sorte que le compte Uber soit utilisé uniquement pour se rendre ou partir du siège de l’entreprise grâce à un outil de géolocalisation que l’on vient de mettre en place. »

De son côté, International SOS a lancé « un score d’impact qui évalue l’impact du Covid sur un pays en prenant en compte de nombreux critères : le risque médical, les restrictions aux frontières, la circulation du virus. C’est un indicateur jour J » explique Cécile Caplin.

François-Xavier Izenic, rédacteur associé de l’AFTM

Le temps gagné : un bon indicateur de coûts réels des voyages d’affaires

Méconnu mais néanmoins très important, le “temps gagné” est un indicateur clé à suivre à chaque étape d’un voyage d’affaires. Pourquoi ? Si l’on considère que perdre du temps réduit la productivité des équipes, gagner du temps représente in fine des économies d’argent pour l’entreprise. 

Malgré son importance, les cadres dirigeants ont du mal à concrétiser l’impact du temps gagné sur le chiffre d’affaires de leurs entreprises, et ils ont donc tendance à l’ignorer. 

Moins évident à quantifier, il est néanmoins possible de suivre le “temps gagné” et de l’exprimer sous forme d’économies d’argent. Ce qui peut signifier encore plus de gains financiers à l’échelle de toute l’entreprise. 

Plusieurs scénarios sont possibles pour réduire les coûts réels associés à vos voyages. Nous vous proposons d’expliquer plus en détails 3 modifications possibles à apporter à votre politique de voyage, pour faire des économies et faire gagner du temps à vos employés. Cela se traduit par de vrais résultats quantifiables, que vous pourrez démontrer lors de votre prochain bilan financier.

 

Pourquoi “le temps gagné” est-il un indicateur important à suivre ?

Le temps, c’est de l’argent. Force est alors de constater que “le temps gagné”, loin d’être un concept théorique, est quelque chose de quantifiable. Évalué en fonction du salaire de vos employés ou le budget de votre service, il est possible de concrétiser “le temps gagné” sous forme d’économies d’argent. Le temps passé à l’extérieur, les rapports de frais de voyage à faire, les traitement des demandes… C’est du temps en moins que vos salariés passeront sur leurs projets et il représente un centre de coûts non négligeable.

Quelque soit leur niveau de séniorité, toutes les parties prenantes de votre entreprise bénéficieront des initiatives pour mieux maîtriser le temps passé à préparer et à organiser leurs voyages d’affaires. Et vos employés auront in fine plus de temps à consacrer aux projets à forte valeur ajoutée et aux tâches plus importantes que la gestion de notes de frais ou les demandes de déplacement.

Vous êtes également concernés en tant que Travel Manager ! Enfin, moins de tâches administratives signifie plus de temps pour travailler plus intelligemment. Que pourriez-vous faire avec 5 ou 10 heures supplémentaires par semaine ou plus ? Plus de temps pour réfléchir à la stratégie et à l’innovation, ou encore plus de temps pour simplement explorer les meilleures pratiques de l’industrie.

 

Dans quelles situations gagner du temps est le plus important ?

Chaque étape du voyage d’affaires présente de nouvelles occasions efficaces de gagner du  temps et, plus important encore, de suivre et de quantifier les économies que vous réalisez.

Lors de la préparation d’un voyage, éliminer les incertitudes liées à la politique de déplacement et limiter les mauvaises décisions éventuelles des voyageurs

Il est nécessaire de le répéter : clarté et communication contribuent grandement à réduire les questions, les hésitations et les mauvaises décisions lorsque vos salariés réservent leur voyage d’affaires ou se rendent à une réunion hors site.

Une politique travel bien écrite et facile d’accès clarifie toutes vos directives, en évitant les répétitions inutiles et les erreurs qui prennent du temps à rectifier et qui doivent être résolues pendant le traitement du remboursement.

Votre politique travel est-elle claire et vos voyageurs connaissent-ils leurs limites et leurs indemnités journalières?

Durant une réservation, le temps du voyage devrait également être mieux pris en compte. Bien sûr, un vol avec une escale de deux heures peut faire économiser 150€ à l’entreprise, mais votre voyageur ne risque-t-il pas de perdre l’équivalent de 150€ en productivité, voire davantage ? Des projets de valeur auraient-ils pu être achevés dans l’intervalle ?

Quantifier : examinez le temps que vos voyageurs prennent en moyenne pour réserver un voyage peut vous aider à rendre votre politique plus claire et à gagner du temps. Référez-vous à un échantillon de vols pour comprendre comment une réduction des escales pourrait vous faire économiser des heures précieuses.

Passez à l’action : considérez votre politique de voyage comme un moyen de gagner du temps et de l’argent. Commencez par ré-évaluer la façon dont vous communiquez les éléments de votre politique de voyage. Proposer des FAQs facilement accessibles pour communiquer rapidement et clairement ces informations et assurez-vous que le lien soit facilement visible et mémorisable.

La gestion des dépenses : explorez vos options d’automatisation. L’automatisation a beaucoup fait parler d’elle au cours des dernières années – cela a un impact réel sur les processus et les budgets. Ne passez plus à côté de ce type de technologies !

 

Quelles sont les solutions disponibles pour automatiser vos dépenses sur la route ?

La séparation des profils Business / Personnel dans les applications populaires déjà utilisées par vos salariés est une première piste. Autre option, la mise en place d’une facturation centralisée avec des fournisseurs comme Uber for Business afin d’éliminer le besoin de reporting trop souvent chronophage.

Quantifier : quand il s’agit d’évaluer l’impact de l’automatisation, le moyen le plus simple pour quantifier est d’observer un échantillon de voyageurs effectuant les tâches que vous cherchez à éliminer et de leur proposer d’utiliser la nouvelle solution, puis de déployer ladite solution sur votre base de voyageurs totale.

Passez à l’action : explorez vos options d’automatisation grâce à Uber for Business, qui permet aux voyageurs de séparer l’usage personnel et professionnel d’Uber avec un profil d’entreprise distinct et de facturer les déplacements concernés sur le compte d’entreprise centralisé.

 

Traitement des notes de frais : effectuer de petits ajustements significatifs

Savez-vous vraiment combien de temps vous consacrez à chaque tâche ? Il peut sembler que cela ne prend que quelques minutes pour examiner, approuver et déposer une note de frais – mais, avec des milliers de voyageurs à l’échelle de l’entreprise, ce temps peut rapidement s’accumuler. En examinant de nouvelles options permettant de gagner du temps, des solutions peuvent réduire le temps passé sur la validation des dépenses – un temps souvent insoupçonné que vous consacrez à ces tâches laborieuses.

Quantifier et prendre des mesures : si vous ne le faites pas déjà, commencez à mesurer le temps passé à traiter les demandes de remboursement de frais, y compris les vérifications, en réalisant un sondage parmi vos salariés. Vous comprendrez peut-être que les bons outils peuvent ajouter des heures de productivité dans votre entreprise.

 

En résumé : une minute économisée est un centime gagné

Les économies réalisées par un programme travel ne sont pas seulement des vols moins chers et des budgets moins importants. Un programme travel qui s’appuie sur des data précises permet de comprendre que le temps gagné sur des tâches improductives est tout aussi précieux que les économies directes réalisées sur un voyage. Le temps consacré à des tâches répétitives et chronophages gaspille des heures à grande échelle et du temps qu’il serait préférable de consacrer à des projets à forte valeur ajoutée. De plus, en tant que Travel Manager, la quantification des gains de temps dans le processus de gestion des voyages se doit de placer les déplacements au premier plan et de créer ainsi un processus plus fluide et plus efficace pour chaque voyageur de l’entreprise.