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L’impact des grèves sur la mobilité en entreprise

Posted on by eugandjo

Les grèves ont paralysé de nombreux secteurs, elles ont évidemment impacté aussi, c’est le principe même d’une grève, les déplacements des personnes, les déplacements professionnels et l’événementiel. Comment se rendre à son travail, comment se déplacer en France ou à l’étranger, comment organiser un événement d’entreprise si les moyens de transports sont ralentis, incertains ou tout simplement inexistants ?


Si, d’après le gouverneur de la Banque de France, ces mouvements sociaux ne devraient pas trop peser sur la croissance économique, malgré des effets sectoriels importants, les incidences sur l’hébergement, la restauration et les transports, sont très conséquentes, et soulignées d’ailleurs par notre institution bancaire nationale.
Ce n’est pas le premier mouvement de grèves, dont rien n’indique à ce jour qu’il est vraiment terminé, et ce ne sera sûrement pas le dernier. Afin de limiter les effets de tels mouvements il est absolument indispensable pour les acteurs de notre industrie de savoir s’adapter.

Les déplacements quotidiens des personnes

Les grèves appellent à composer avec les aléas des transports. Il convient à chacun d’anticiper, de s’organiser, de s’adapter, afin de gagner son lieu de travail. Autant de changements dans les habitudes qui génèrent du stress et de la fatigue et qui invitent à se tourner vers des alternatives. Les moyens de transport, tels que le vélo, le scooter, le covoiturage, l’autopartage, la trottinette malgré sa dangerosité lorsqu’elle est mal utilisée- ou tout simplement la marche, en font partie. Ces alternatives permettent de limiter l’empreinte carbone et, me direz-vous, peuvent avoir un effet positif sur la santé.
Selon une étude sur l’impact des grèves dans le secteur du numérique et de la prestation intellectuelle, le télétravail sauve de nombreuses entreprises, notamment une très grande quantité de PME/PMI. Pourtant tout ne peut pas se régler avec le télétravail. Les porteurs d’applications de déplacements urbains (Google Maps, Citymapper), de covoiturage (BlaBlaCar, BlaBlaLines) ou de VTC (Uber, Kapten ou encore MarcelCab) font partie des “gagnants”, car il y en a pendant cette période de mobilisation sociale.

Le voyage d’affaires

Combien de vols et de trajets ferroviaires annulés, retardés ou supprimés pendant les grèves ? Les répercussions sont incontestables sur le bien-être du voyageur d’affaires, sa santé et sur celle de l’entreprise.
Pour le voyageur d’affaires, il s’agit de repenser l’organisation de son agenda. Les réunions manquées ou les déplacements reportés ont des conséquences loin d’être anodines. Résignation et tolérance sont toutefois de mise lorsque l’on est face à une situation conjoncturelle à laquelle il est difficile de faire face. À l’instar de monsieur tout le monde dans ses déplacements quotidiens, le voyageur d’affaires se tourne lui aussi vers des modes de transport alternatifs, tels que le car, le covoiturage et la location de voiture.

Le MICE

Les grèves ont impacté le MICE à différents niveaux. Si l’annonce des journées de mobilisation a permis à certains « clients » de s’organiser, le manque à gagner pour les autres acteurs est néanmoins fort. En effet, quand les entreprises s’adaptent en reprogrammant leurs réunions et séminaires, les professionnels du tourisme et les commerçants sont de grandes victimes du mouvement. Une réduction très significative des événements a été observée : jusqu’à moins 50% de chiffre d’affaires sur ce segment en Ile de France, sans obérer les effets négatifs constatés dans les régions.
Reprenant les préceptes de Darwin, le secteur du voyage d’affaires sait s’adapter pour survivre. Il est bon de savoir que comme des fleurs qui poussent dans les champs de ruines, de belles solutions et de nouvelles opportunités peuvent naître de situations compliquées. À l’heure où je rédige les dernières lignes de cette chronique, nous ne savons pas encore comment vont aboutir les négociations entre les partenaires sociaux et le gouvernement, mais faisons tout de même confiance aux capacités d’adaptation de notre industrie.
Prenons pour exemple la croissance d’Easyjet qui fit suite aux grandes grèves d’Air France, à l’essor du VTC qui est venu secouer le monde des taxis, tout en sublimant le service de ces derniers qui est maintenant en nette amélioration, à l’émergence de nouveaux modes de transport ou de réunions (audio et visioconférences).
Il n’est pas question dans ce propos de banaliser la vraie facture de ces grèves. Tant sur le plan économique qu’humain, ce mouvement a provoqué son lot d’adaptations intéressantes, dont tireront sans aucun doute des enseignements tangibles les prestataires de notre industrie, mais aussi les travel managers et les acheteurs des entreprises.

Michel Dieleman
Président de l’AFTM

L’AFTM vous propose un peu de lecture pour cet été !

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Avis à tous les vacanciers qui souhaitent rester connectés tout en se relaxant à la montagne ou au bord de la plage. Nos experts vous partagent quelques lectures enrichissantes pour l’été.

Open Mind Innovation, la startup qui veut hacker le cerveau grâce aux neurotechnologies

Julie Panadero vous invite à découvrir cet article paru sur Maddyness : « Toujours intéressant selon moi d’ouvrir sa veille sur le monde des start-up et sur le monde hors travel pour comprendre comment vont évoluer les besoins des voyageurs d’affaires et le secteur du business travel ».

Musées, quand l’événement prend l’art & L’Orient Express séduit Bangkok

Ces deux articles issus du magazine « Meet and Travel Mag » ont attiré l’attention de Sonya Basmadjian qui vous les recommande. Focus sur la France : sa culture, ses arts et son architecture qui s’exportent dans le monde :  « Promesses de valeurs ajoutées dont s’empare l’événementiel en quête de sens et d’experience face à un monde de plus en plus virtuel ».

Article à retrouver dans le numéro 54 de Meet and Travel Mag

Économie collaborative : frontières floues entre le professionnel et le personnel

« Cet article met en lumière les tendances de réservation des voyageurs d’affaires. Aujourd’hui, un collaborateur professionnel voit son déplacement de la même manière qu’un déplacement personnel ; ainsi il opte pour des logements en BNB plutôt qu’un hôtel, des UBER plutôt qu’un taxi traditionnel, ce qui génère des économies non négligeables pour l’entreprise. Article à suivre pour voir, avec un nouvel œil, cette économie collaborative. » Julie Tocqueville

Article à retrouver dans le journal Voyages d’Affaires – N° 160- MARS-AVRIL-MAI 2019

Le bien-être au travail : un enjeu stratégique

Michel Roncka vous propose un article sur le bien-être au travail : « Les entreprises commencent à s’organiser pour améliorer la qualité de vie de leurs employés. Qu’on ne s’y trompe pas, ce n’est pas de la pure bienveillance désintéressée mais une stratégie visant à améliorer leur productivité et éviter les fuites de compétences. Le voyageur professionnel n’est pas en reste et cet article évoque aussi cet aspect. »

Edito mensuel de Michel Dieleman : Les avantages en nature et le crédit mobilité

Posted on by slucien

Le crédit mobilité apporte un nouveau souffle aux déplacements professionnels. Fiscalement, la gestion de ses nombreux avantages pose néanmoins problème puisqu’ils ne sont pas toujours comptés comme des avantages en nature. 

Selon l’URSSAFF, les avantages en nature concernent l’ensemble des éléments fournis “par l’employeur à ses salariés d’un bien ou d’un service”. Plusieurs catégories d’usage sont touchées par l’appellation d’avantages en nature et couvrent un périmètre très large : la nourriture, le logement, le véhicule. Dans le cadre des déplacements professionnels, la dépense principale liée aux avantages en nature touche le véhicule mais la nourriture et le logement n’en demeurent pas moins des axes à considérer.

La mise à disposition d’un véhicule de fonction ne constitue un avantage en nature que si ledit véhicule est utilisé à des fins privées, hors trajet domicile-lieu de travail. Son utilisation est alors fiscalement évaluée sur forfait ou sur base réelle, au choix de l’employeur et apparaît sur la fiche de paie du salarié.

La mobilité du salarié aujourd’hui ne prend plus en compte la simple utilisation d’un véhicule de fonction et la naissance du crédit mobilité est venu bousculer des habitudes d’utilisation bien ancrées. Le free-floating, les taxis, les VTC, l’avion, le train, sont autant de possibilité que le crédit mobilité peut mettre à disposition d’un voyageur en déplacement. Le free-floating a pour principe une utilisation simple et libre de moyens de locomotion roulants mis à disposition des utilisateurs via une application téléchargeable sur smartphone.

Le crédit mobilité est alors une alternative financière proposée à l’usager d’un véhicule de fonction. Le salarié renonce partiellement ou totalement à sa voiture et perçoit en contrepartie une somme correspondant à l’avantage en nature auquel il met fin. Le crédit mobilité poursuit deux objectifs : proposer aux salariés des solutions de mobilité plus pragmatiques et plus écologiques. Il s’intègre donc aussi bien aux attentes des services achats que des services RSE.

Le crédit mobilité permet par exemple à une société de proposer à ses collaborateurs la mise à disposition d’un petit véhicule pour une utilisation quotidienne et de l’associer à un budget mobilité complémentaire pour financer des dépenses ponctuelles. Cette possibilité concerne tous les collaborateurs éligibles à une voiture de fonction. L’intérêt pour l’entreprise n’est plus de réfléchir en termes de coût de flotte automobile mais de TCO (total cost of ownership) de mobilité. Raisonner en TCO, c’est la promesse que le crédit mobilité ne coûte pas plus cher à l’entreprise et même, lui coûte moins cher. Le salarié aura alors un rôle proactif à jouer dans cette démarche.

Vient aussi la question des récompenses qui peuvent motiver le salarié à réduire la facture de sa mobilité. Plusieurs axes peuvent être choisis par l’entreprise : la gamification, l’usage personnel des récompenses acquises ou la prise de conscience d’un intérêt collectif à revoir ses habitudes de déplacements liée à une politique RSE engagée de l’entreprise. Les entreprises ne sont pas les seules à vouloir récompenser les salariés dans leurs choix de déplacements moins onéreux ou dont l’empreinte carbone sera plus légère. Nombreux fournisseurs proposent en ce sens des programmes de fidélité qui récompensent les comportements responsables des salariés. Les points acquis font partie de contrats intuitu personæ et appartiennent donc à la personne qui a voyagé, quel que soit l’acheteur du déplacement.

Du point de vue des salariés, il s’agit d’une récompense compensant le stress et les difficultés qu’entraînent un déplacement professionnel. Du point de vue des directions achats, il s’agit d’une perte importante pour l’entreprise puisque les miles pourraient être réutilisés pour optimiser d’autres déplacements professionnels financés par l’entreprise. D’un point de vue juridique et fiscal, ces programmes de fidélité constituent un réel problème puisqu’ils passent au travers toute fiscalité…

En 2012, la cour des comptes pointe les miles comme un avantage en nature échappant à tout contrôle fiscal mais ayant quand même un coût :

« juridiquement, l’attribution de miles par les compagnies aériennes n’est pas par nature différente des cadeaux ou rabais accordés afin de fidéliser leur clientèle par les commerçants. (…) Cette pratique ne constitue pas juridiquement, un abus de bien social, prévu aux articles L. 241-3 et L. 242-6 du code du commerce. En effet, les miles, dont l’attribution est un accessoire du contrat de transport, appartiennent, non à l’entreprise, mais au salarié. L’employeur, même s’il acquitte le prix de la prestation, n’assure que la représentation du salarié vis-à-vis de la compagnie et n’est pas partie au contrat. »

Le JO du Sénat ajoute que « toutefois, une entreprise par son règlement intérieur, auquel le salarié a adhéré en signant son contrat de travail, ou l’administration par un acte réglementaire, pourrait imposer à leurs agents l’utilisation des « miles » au profit de l’organisme qui les ont financés. »

Il n’y a néanmoins pas de législation précise aujourd’hui en France à ce sujet et la gestion des programmes de fidélité dépend de la politique voyage de chaque entreprise. Soit les miles peuvent être utilisés à titre privé soit ils doivent être réutilisés dans le cadre des déplacements professionnels.

Les questions soulevées ne manquent pas d’intérêt et à l’heure où la mobilité est de moins en moins liée exclusivement au véhicule personnel, il convient d’y répondre. Dans ce cadre, le comité de développement de l’AFTM devrait prochainement se pencher sur le sujet dans le but d’apporter un regard éclairé au plus près des besoins des professionnels.

 

Michel Dieleman, Président de l’AFTM

Rencontre régionale AFTM – PACA le 14.05.2019

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La délégation régionale AFTM PACA, ses délégués Julie Panadero et Christophe Chambon et notre partenaire Emirates ont convié les adhérents de la délégation à l’Aéroport de Nice Côte d’Azur pour une visite privée de l’A380 suivie d’un atelier des connaissances sur le pilotage de la dépense aérienne. Un grand merci à Emirates pour l’organisation et pour l’accueil et merci à Julie pour l’animation de l’atelier.

KDS Neo simplifie la gestion des déplacements et des notes de frais grâce au machine learning et à l’optimisation de son interface

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KDS, éditeur de technologies appliquées aux déplacements professionnels et notes de frais, s’est appuyé sur l’analyse des commentaires des clients et l’observation données d’utilisation pour faire évoluer sa solution KDS Neo. Le résultat ? Un outil plus proche des outils grand public, des fonctionnalités qui rendent les processus de réservation et de gestion de notes de frais plus rapides et un meilleur contrôle pour les utilisateurs.

Parmi ces évolutions figure l’optimisation de la reconnaissance optique des caractères (OCR), disponible sur l’ensemble des terminaux (postes de travail et mobiles), qui permet aux utilisateurs de créer automatiquement leurs notes de frais numériques à partir d’une simple photo de leurs reçus. Pour ce faire, KDS Neo s’appuie sur le machine learning pour développer les capacités de capture intelligente des reçus et permettre ainsi de reconnaître les caractères présents sur les justificatifs parmi l’ensemble des langues gérées par KDS Neo. KDS a ainsi intégré à son système plus de 400 000 reçus provenant de plus de 65 pays pour lui enseigner la reconnaissance des langues prises en charge par KDS Neo.

D’autres mises à jour visent également à simplifier l’achat de voyages et à renforcer le contrôle pour l’utilisateur au cours de ce process :

  • La réservation de trajets multiples en taxi : les utilisateurs peuvent gagner un temps considérable en prévoyant et en prépayant plusieurs trajets en taxi par déplacement au moment de la réservation. Par ailleurs, le voyageur peut transmettre aux services de taxi directement via l’outil de réservation son numéro de vol, terminal d’arrivée et de départ, …
  • Réservation de sièges premium : les utilisateurs peuvent accéder depuis KDS Neo aux programmes des compagnies aériennes en renseignant leurs informations de grand voyageur sur leur profil et ainsi bénéficier de tarifs préférentiels et de sièges premium en fonction de leur statut.
  • Personnalisation des indemnités kilométriques : grâce à cette nouvelle fonctionnalité les itinéraires favoris sont enregistrés et génèrent instantanément des notes de frais pour les trajets réguliers en voiture.

Pour en savoir plus sur ces améliorations, consultez le blog KDS.

À la recherche des frais perdus

Posted on by slucien

Chaque mois, l’AFTM partagera dans sa newsletter et sur son site Internet des “regards croisés d’adhérents” sur un thème précis. Partant du principe qu’il n’y a pas une “vérité” mais des “organisations” différentes, l’objectif est de faire le point sur les sujets tendances ou à enjeux du marché et partager quelques bonnes pratiques et clefs de compréhension !

On considère aujourd’hui cinq piliers de dépenses dont la maîtrise est à optimiser et qu’il conviendrait d’étudier : la prévention, les frais routiers, les frais ancillaires, les frais hôteliers et la restauration. De nouvelles solutions, maintenant totalement intégrées à l’écosystème des déplacements professionnels, permettent d’obtenir à la fois une vue mais aussi une maîtrise de certaines de ces dépenses liées à la mobilité du collaborateur : Business Table sur la restauration d’affaires, Uber for Business, Kapten, ou Marcel Cab sur la partie VTC, etc. L’objectif est de pouvoir cartographier ces dépenses mais surtout, de passer d’un contrôle a posteriori et non maîtrisé à une autorisation et un management a priori de ces frais connexes aux déplacements professionnels. Néanmoins, certains types de dépenses passent encore sous les contrôles radars des entreprises, pourquoi ?

Éléments de réponses à travers trois témoignages d’adhérents, qui pour certains, ont préféré rester anonymes.

Le regard d’une Travel Manager dans un cabinet d’audit international

Avez-vous établi une cartographie des coûts liés aux déplacements professionnels ?

Nous avons une cartographie de l’ensemble des coûts liés aux déplacements professionnels. Grâce à ce suivi, nous identifions les coûts cachés tels que le traitement des factures et des notes de frais mais aussi les coûts additionnels liés par exemple à une centrale de réservation.

Connaissez-vous votre spend pour chaque catégorie ? Y a-t-il un seuil de dépense en dessous duquel cela vous importe peu qu’une catégorie intègre vos outils ?

Non, quelle que soit la catégorie, tous les coûts sont pris en compte et nous avons comme objectif de les diminuer. Chaque frais annexe est considéré et intégré au spend global de la dépense, sans distinction de montant.

Considérez-vous que vos piliers de dépenses tels que l’aérien ou l’hôtelier vous empêchent de regarder les autres piliers de dépenses et si oui, pourquoi ?

Tout est pris en compte, nous possédons un outil (statistiques) intégré très récemment à nos procédures. Nous travaillons en étroite collaboration avec la comptabilité et le contrôle de gestion pour voir jusqu’où il peut aller dans l’analyse des dépenses. Une étude approfondie nous a permis de quantifier et de qualifier les coûts annexes pour voir quels étaient les axes d’amélioration possible. En résumé, en tant que cabinet d’audit, la maîtrise des coûts, quel que soit leur volume, est notre métier. Nous pouvons ainsi dire que notre cabinet est particulièrement mature en l’espèce.

Le regard d’Anthony Fondochi, Chargé de Projets Achats / Travel Manager chez Sciences Po

Avez-vous établi une cartographie des coûts liés aux déplacements professionnels ?

Il faut savoir qu’à Sciences Po, la mise en place d’un programme de gestion des déplacements professionnels est récente. Jusqu’en janvier 2018, il n’y avait aucune centralisation des réservations via une agence ou un outil de réservations uniques. Nous avons encore beaucoup à faire et montons progressivement en maturité sur ce point.

Selon vous, chaque dépense doit-elle être intégrée et passer par l’outil de réservations ?

Idéalement oui, il faudrait que tout entre mais cela me semble peu probable. D’autres solutions peuvent exister, nous avons par exemple des partenariats avec lesquels nous établissons des factures mensuelles ou d’autres avec lesquels nous pouvons paramétrer notre carte logée dans leur environnement, ce qui évite les notes de frais et toute la gestion qui va avec !

Considérez-vous que vos piliers de dépenses tels que l’aérien ou l’hôtelier vous empêchent de regarder les autres piliers de dépenses et si oui, pourquoi ?

Nous essayons de prendre les choses une par une, nous nous sommes concentrés jusque-là sur le transport, notre objectif est ensuite de se pencher sur l’hébergement puis prendre chaque spend pour le maîtriser et l’optimiser. Nous avons conscience qu’il est important de calculer le TCO de chaque déplacement et tendons vers cet objectif. Nous pensons que la bonne stratégie nous concernant n’est pas de tout vouloir faire en même temps mais d’avancer pas à pas et de faire chaque étape conformément à nos besoins.

Le regard de Dorothée Godin, Travel manager chez Promod

Comment les différentes séries de dépenses liées aux déplacements professionnels sont-elles gérées chez Promod ?

Chez Promod, tout est centralisé au sein du bureau des voyages. Aucune série de dépenses ne passe donc à travers les mailles du filet. Nous avons travaillé sur un état des lieux des dépenses passées et futures et avons une cartographie précise des enveloppes dont ont besoin les collaborateurs en déplacement. Un outil a été développé en interne et offre la possibilité de faire en temps réel des requêtes sur l’état des dépenses. Cela permet d’avoir une visibilité sur l’ensemble de la dépense.

Comment les entreprises déploient-elles une conscience écologique dans leur politique RSE ?

Posted on by slucien

La mise en place d’une politique RSE comporte trois piliers : social, environnemental et économique.

Développer avec conviction une politique RSE, c’est intégrer dans l’ensemble de ses actions notre rôle dans le développement durable. A fortiori menée dans le cadre d’une entreprise, avec le poids de celle-ci sur son écosystème, la politique RSE aura un impact sur :

  • les changements climatiques et atmosphériques ;
  • la biodiversité et les écosystèmes ;
  • la transition agricole et alimentaire ;
  • la transition énergétique ;
  • la mobilité durable ;
  • les innovations durables et responsables ;
  • la préservation de la santé ;
  • le bien-être et la qualité de vie ;
  • l’égalité et les droits humains ;
  • la lutte contre la pauvreté et l’exclusion ;
  • la répartition des richesses ;
  • la transparence et la démocratie ;
  • la consommation responsable ;
  • la réduction des déchets et des gaspillages ;
  • les modèles économiques alternatifs.

Alors que va commencer la semaine du développement durable, nous avons choisi ici de revenir sur ses enjeux et les motivations profondes qui doivent pousser tout le monde à prendre conscience de la situation. L’attention de chacun détermine l’attitude. L’action écologique passe par trois étapes :

  • la composante affective prend en compte les motivations du consommateur ;
  • la composante cognitive regroupe les croyances du consommateur qui conditionnent les comparaisons qu’il effectue entre les différents produits ;
  • la composante conative désigne le comportement du consommateur et ses actions conscientes.

Alors que l’on commence à comprendre que la question écologique est avant tout culturelle. Il demeure malgré tout une certaine forme d’inertie, voire de paralysie, sur ces questions. Où en sommes-nous de notre évolution en termes d’aspirations et de valeurs ? Quels sont les impacts en termes d’action ? 

(Dartiguepeyrou, Carine. “Où en sommes-nous de notre conscience écologique ?”, Vraiment durable, vol. 4, n° 2, 2013, pp. 15-28.)

On distingue aujourd’hui sensibilité écologique et comportement écologique. Les entreprises ont dans ce contexte le devoir d’adopter un comportement écologique. Elles ont une double responsabilité à cet égard. Elles doivent mesurer les impacts sociétaux et environnementaux de leurs actions puis faire en sorte de les réduire. L’engagement des salariés se mesure à l’aune de celui des dirigeants, il est donc primordial que ceux-ci impulsent le mouvement. Depuis 2017, la loi sur le devoir de vigilance demande aux entreprises de mettre en place des mesures de surveillance pour prévenir les risques. Les entreprises de plus de 500 salariés doivent fournir des reportings extra-financiers. Ces publications donnent à voir l’ampleur des actions portées par l’entreprise et jouent un rôle certain auprès des investisseurs et actionnaires. Des entreprises plus petites se prêtent également de plus en plus à cet exercice qui permet de communiquer sur les actions écologiques des entreprises et de se fixer des objectifs. La RSE apporte alors une nouvelle grille de lecture des résultats entrepreneuriaux et joue sur la valeur immatérielle de la société.

L’ADEME est un organisme qui participe à la mise en oeuvre des politiques publiques dans les domaines

de l’environnement, de l’énergie et du développement durable. Elle met son expertise au service des entreprises et les aide à organiser une démarche environnemental concrète. Il ne faut pas être naïf, même conscientes de l’enjeu, les entreprises mènent des actions incomplètes, servant d’abord leurs propres intérêts. L’ADEME est là pour les accompagner à aller au-delà et les soutenir dans leur démarche sans jamais la minimiser.

Le voyage d’affaires a un statut tout particulier dans les démarches écologiques RSE. La durabilité est au coeur des énergies de transports. Si se déplacer rapidement et facilement reste une priorité, l’optimisation des transports est un axe primordial pour les déplacements professionnels. Tout démarre dans la mesure et l’analyse de ses émissions de gaz à effet de serre. Viendra ensuite un plan d’optimisation des transports qui pourra favoriser les modes de travail écologiques tel que le télétravail et les visioconférences. De nombreuses sociétés de services sous-estiment l’impact de leur activité sur l’environnement, les travel managers peuvent alors jouer un rôle fort dans la mise en place du pilier environnemental de la RSE.

L’enjeu de demain est de réussir à faire entrer tous types de déplacements dans la mobilité durable. Il pourrait être ainsi résumé : Déplaçons-nous mieux et autrement !