Les meilleurs conseils pour une politique de voyage gagnante

Dans de nombreux pays la situation de la COVID-19 continue de s’améliorer, l’économie reprend lentement dans certains autres pays.  Avant la COVID-19, plus de la moitié des voyageurs d’affaires réservaient leurs voyages en dehors du programme de politique de voyage de l’entreprise. L’avenir sera probablement très différent. Les employés devront réserver leurs voyages par les canaux privilégiés de leur entreprise pour assurer leur sécurité et se tenir au courant de la situation dans leur destination de voyage.
À l’avenir, non seulement les voyages d’affaires seront largement contrôlés par les responsables des voyages, mais les politiques d’entreprise devront être suffisamment souples pour évoluer dans un environnement en constante mutation. Par exemple, si le niveau de risque pour un pays augmente, chaque voyage vers cette destination peut devoir passer par l’approbation du directeur, des RH ou par le processus de gestion des risques approprié. Pour gérer efficacement cette situation, les entreprises auront besoin d’outils capables de réagir en temps réel. L’innovation pragmatique est désormais la solution.

Pour aider les entreprises à définir les bonnes règles pour les voyages d’affaires pendant la COVID-19, nous avons identifié trois points essentiels. Ces points visent à aider à concevoir une politique d’entreprise globale, à établir une stratégie pour la gérer et à s’assurer que les entreprises disposent des bons outils pour y parvenir.

Identifier les besoins et fixer des objectifs

La première étape pour concevoir une politique de voyages consiste à comprendre les besoins de vos voyageurs et de l’entreprise. Vous pouvez y parvenir en réalisant un audit, qui mettra en évidence ce que les employés font ou ne font pas et apprécient ou non dans les politiques de voyages actuelles. Vous pouvez évaluer les professionnels de l’entreprise et amener les PDG, les directeurs d’exploitation et les directeurs financiers à s’aligner sur un objectif commun, afin qu’il n’y ait pas de points de vue contradictoires sur la sécurité des employés, la croissance ou la réduction des coûts. En outre, comme la gestion des voyages d’affaires porte sur une multitude de complexités, vous pouvez répondre aux questions et aux préoccupations des employés de manière préventive afin de couvrir tous les besoins et pour établir un premier modèle clair.

Transmettre le message

Après avoir établi les bases de votre politique de voyage, il est temps de régler les détails avant la mise en application. La clarté, comme nous l’avons mentionné, doit être le pilier. Les employés doivent être en mesure de comprendre facilement la politique. Un document court et concis a plus de chances d’être utile et d’encourager le respect de la politique en matière de voyages. La politique doit être cohérente avec la culture de l’entreprise, pour l’ensemble des équipes et des établissements – ce qui signifie des classes de voyage et des séjours à l’hôtel prédéfinis. En outre, la politique doit réduire le plus possible les dépenses liées aux voyages tout en tenant compte du bien-être des voyageurs afin que les employés se sentent en sécurité, valorisés et restent productifs. En utilisant les canaux de distribution pertinents, vous pouvez vous assurer que tous les employés lisent la politique. cytric Travel & Expense a la capacité d’intégrer le document et ses règles dans votre système afin que la conformité soit assurée tout au long du processus de réservation.

Adapter votre technologie à votre politique

Après avoir établi et distribué votre politique de voyage, il est temps de l’exécuter. Vous pouvez la mettre en œuvre en investissant dans les bons outils ce qui vous permettra de réduire le temps de mise en œuvre, les difficultés et donc d’accroitre la productivité, le respect des règles et vos résultats globaux. En utilisant une solution complète de bout en bout comme cytric Travel & Expense, vous intégrerez tout ce dont vos employés ont besoin, des vols et des hôtels aux billets de train et aux locations de voiture. Comme ils n’auront pas à jongler avec plusieurs plates-formes, vous pouvez définir des paramètres pour chaque sujet qui s’alignent sur votre politique. Avec une gestion des réservations et des frais de bout en bout, vous pouvez permettre le contrôle des coûts et rationaliser les processus, ainsi que l’assistance aux voyageurs. Enfin, en offrant une expérience flexible de réservation de voyages également sur le mobile via une même application, les employés pourront rechercher, réserver, vérifier, modifier et annuler des itinéraires et des dépenses sans avoir à changer d’environnement.


Une fois qu’une politique d’entreprise homogène est en place, les entreprises peuvent prendre des mesures pour gérer les voyages dans un environnement COVID-19.

  1. N’autoriser qu’un nombre maximum d’employés par vol.Les compagnies peuvent envisager d’activer et/ou de réduire le nombre d’employés pouvant être sur le même vol. Cela permettra de réduire le risque pour les employés et la compagnie.
  2. Créer dynamiquement des régions personnalisées en fonction du risque sanitaire signalé.Les responsables des voyages doivent savoir où les épidémies potentielles peuvent se produire afin de pouvoir adapter leurs politiques et les employés peuvent créer leurs demandes de voyage en fonction de la politique de l’entreprise. Pour y parvenir, les responsables des voyages peuvent créer une région personnalisée unique et faire de cette région une destination avec des politiques de restriction qui doivent être prises en compte. Il est ensuite possible de mettre à jour la région personnalisée (par ville, pays ou région) et de faire en sorte que les paramètres soient intégrés aux nouvelles destinations qui ont été ajoutées. Cela permet aux gestionnaires des voyages de mettre à jour rapidement et facilement les exigences en matière de voyage à mesure que la situation évolue, tout en s’assurant que les employés se conforment à la politique définie.
  3. Mettre en place des flux de réservations guidées en fonction de la destination.Les entreprises peuvent repenser ce qui doit être réservé en ligne ou hors ligne avec l’aide d’un agent expert. Par exemple, si un employé cherche à réserver un voyage long courrier multi-destination, il peut souhaiter une assistance pour s’assurer qu’il se conforme bien aux exigences de chaque pays.  En outre, les entreprises devraient envisager toutes les formes de transport ou même bloquer les voyages vers des destinations spécifiques. Le fait d’avoir une seule expérience d’achat qui guide les voyageurs dans le flux de réservation privilégié de l’entreprise réduira l’anxiété et la confusion des voyageurs lors de leurs commandes tout en garantissant le respect de la politique de voyage.
  4. Permettre aux voyageurs de trouver l’itinéraire le plus sûr avec un minimum d’escales.Les entreprises peuvent réduire leur exposition aux virus en permettant à leurs employés de rechercher uniquement des vols directs sans escale ou une ville de transit spécifique dont les contrôles d’hygiène dans les aéroports sont meilleurs et plus rapides. En réduisant le nombre d’arrêts et le temps de correspondance dans les aéroports, les entreprises peuvent réduire le risque d’exposition aux zones publiques.
  5. Ajouter les hôtels ayant des protocoles de nettoyage stricts ou situés à proximité des bureaux.Passer en revue les hôtels de votre programme voyages, activer les hôtels qui suivent les normes de nettoyage professionnel et les mettre en avant visuellement pour faciliter l’expérience d’achat. Eliminer également les hôtels qui ont connu des problèmes de nettoyage en exploitant le contenu généré par les utilisateurs directement à partir des commentaires des employés. Des hôtels plus proches du bureau signifient moins de temps de transport, ce qui signifie également moins de risques.

Ainsi, au fur et à mesure que les voyages d’affaires reprennent, il est de la responsabilité des entreprises du monde entier de mettre en place une politique de voyages d’affaires bien structurée et flexible pour s’assurer que l’entreprise et ses voyageurs sont équipés pour un monde COVID-19.
Le moment est venu pour les organisations de prendre des mesures pour comprendre les besoins des voyageurs et de l’entreprise. Elles peuvent évaluer les professionnels du monde des affaires, faire en sorte que les CXO (porte parole de la satisfaction client) s’alignent sur un objectif commun et répondent aux questions des employés de manière préventive afin de créer une couverture complète. Notre outil cytric Travel & Expense aide à intégrer les changements de politique de voyages dans tout système d’entreprise afin de s’assurer de la conformité  lors des processus de réservation futures.

La COVID-19 a changé de façon permanente notre façon de vivre et de nous déplacer ; les entreprises peuvent utiliser cette opportunité pour repenser le voyage.
Pour en savoir plus, téléchargez votre guide pour une politique de voyage gagnante ici.
 
 

Le Private Channel prolongé de 3 mois

Le Private Channel prolongé de 3 mois

Selon le toujours très réactif journal Tourmag (le premier sur le coup à cette date et à cette heure), l’accord de Private Channel entre Air France et Amadeus a été reconduit pour trois mois.
Dans son article, le journaliste révèle non sans humour que l’accord « a bien été (re-re) prolongé ». La faute à la solution NDC de la compagnie qui n’est toujours pas prête. Et de conclure : « Alors que les bonnes nouvelles ne sont pas légion dans notre industrie, il faut savoir parfois se contenter du peu que nous avons, en attendant des jours meilleurs ». En effet, cette prolongation évite que toute réservation effectuée via Amadeus par la TMC ne soit surchargée de 12 euros, augmentant ainsi brutalement la dépense aérienne des entreprises. C’est pour l’instant un sursis, suite du feuilleton au prochain épisode.
François-Xavier Izenic, rédacteur associé de l’AFTM

Webinar AFTM – Aérien et crise du Covid19 : quid des avoirs, reports et remboursements ?

Ce premier webinar d’une série de trois sessions organisée par l’AFTM (session 1 : l’aérien, session 2 : le ferroviaire, session 3 : les périmètres connexes aux déplacements professionnels) sera l’occasion d’échanger sur le lourd impact de la pandémie sur le marché aérien et du difficile redémarrage qu’il conviendra de gérer au mieux par les compagnies aériennes mais aussi par les entreprises ou organismes clients.

Les mesures qui sont mises en place par les compagnies aériennes pour gérer les annulations liées au Covid-19 et leurs conséquences pour les différents acteurs de l’industrie du voyage d’affaires seront également à l’ordre du jour.
 

Rejoignez-nous :
Le lundi 27 avril
de 11h à 12h15


Avoirs, reports, remboursements :

  • Quelles sont les mesures commerciales mises en place par les compagnies aériennes ? Elles concernent évidemment les entreprises mais à qui sont-elles adressées, aux voyageurs ou aux entreprises ?
  • Quelles sont les bonnes pratiques à recommander aux acheteurs et aux travel managers?
  • Quels sont les rôles des TMC et des GDS ? Quid des impacts sur d’autres acteurs tels que les prestataires de solutions technologiques (gestion automatisée des déplacements, tracking lié à la sûreté des voyageurs) ?

Un vent nouveau souffle sur l’AFTM !

Christophe Chambon

Je ne vous parle ni du Mistral bien connu des Rhônalpins et des provençaux, ni du vent d’Autan qui rendrait fous, paraît-il, nos adhérents Occitans, ni même de la Bise, du Nordet, du Suroît, de la Galerne, du Sirocco ou de la Tramontane…

Je vous parle pourtant bien d’un vent nouveau en provenance des régions, qui se lève progressivement depuis quelques années et qui soufflera très fort sur l’AFTM en 2020.

Quelques mots d’histoire 

Le 26 janvier 2016 naissaient les deux premières délégations régionales en région Nord-Pas-de-Calais (devenue Hauts-de-France) et en région Provence-Alpes-Côte-d’Azur (devenue Sud-Paca) dans le cadre d’une stratégie de développement en régions clairement affirmée visant à prolonger l’action de l’association au plus près de ses adhérents, où qu’ils soient sur le territoire, à fédérer un tissu local, à animer une communauté professionnelle autour de rendez-vous réguliers et de problématiques partagées.

Les délégations régionales Rhône-Alpes (devenue Auvergne Rhône-Alpes), Occitanie et Grand Ouest ont ensuite progressivement vu le jour jusqu’à la naissance de la petite dernière le 27 novembre 2019 : la délégation Nouvelle Aquitaine lors d’un lancement très remarqué au Grand Hôtel Intercontinental de Bordeaux.

Une volonté et un état d’esprit réaffirmés
Être au plus près de nos adhérents, proposer une offre de service diversifiée basée sur les attentes et les besoins particuliers de tous, dans chacune de nos régions, partager, co-construire, le tout dans un climat de bienveillance, de détente et de convivialité avec un seul mot d’ordre : travailler sérieusement sans se prendre au sérieux !

Une organisation assise sur un casting de choix 

Pour développer sa politique régionale ambitieuse, l’AFTM s’est entourée de professionnels confirmés du travel management, positionnés à la tête des délégations en tant que délégué(e) ou délégué(e) adjoint(e) :
Amandine, Dorothée, Julie & Julie, Nathalie & Nathalie, Marie-Pierre et Loïc animent au quotidien avec passion et détermination leur réseau local d’adhérents.

Et demain ?

Franchir un cap supplémentaire

Comme nous l’apprend le dernier recensement des adhérents de l’AFTM mené par la permanence de l’AFTM, 54 % de nos membres exercent leur activité professionnelle en région, c’est une première historique !

C’est la raison pour laquelle l’AFTM créera sa 7ème délégation régionale en 2020 : la délégation Grand Est basée à Strasbourg !

C’est également pour cela que le Conseil d’Administration, en juin dernier, a souhaité nommer à la vice-présidence de l’association un délégué régional. Il s’agit à la fois de reconnaître le chemin parcouru depuis 4 ans mais également de donner un signal fort et d’impulser une nouvelle dynamique pour l’avenir.

Dès 2020, les délégations régionales monteront en puissance :

  • en augmentant le nombre d’événements organisés annuellement (4 à 6 par délégations) ;
  • en diversifiant ces événements (thématiques, formats, lieux, modes d’animation…) ;
  • en s’implantant durablement comme des acteurs incontournables des écosystèmes locaux en instaurant ou en fidélisant les relations avec les chambres consulaires, les associations professionnelles locales ou encore les organisations interprofessionnelles regroupant les PME/PMI…

En 2020, l’AFTM sera donc plus que jamais proche du terrain et de ses adhérents et les associera aux réflexions sur les perspectives d’évolutions des actions de l’association en faisant sienne la citation de Samuel Beckett « réfléchir, c’est-à-dire écouter plus fort ».

 

Christophe CHAMBON

Vice-président de l’AFTM

Délégué Régional – région SUD

Atelier des connaissances Amadeus : des outils derrière le voyage

Un voyage vivant dans les coulisses techno du voyage d’affaires :

c’est ce que proposait Amadeus le 19 juin au matin aux participants de son Atelier des connaissances.

Pierre le quinqua habitué au coup de fil à l’agence, Max le trentenaire qui se débrouille tout seul comme un grand sur son outil de réservation et Julia la voyageuse millenial ultra-connectée : voici les trois idéaux-types qu’avait choisi Amadeus pour nous parler de voyage d’affaires le 19 juin dans le cadre fort avenant de Comet Meetings (Paris 17e).

Un jeu de rôles nécessaire pour explorer dans toute sa complexité la batterie d’outils et de canaux par lesquels passent aujourd’hui une demande de réservation, un placement dans l’avion, la recherche d’un tranfert ou encore la captation d’une note de frais.

En cette période de baccalauréat, cette première partie offrait une -toujours utile- séance de révision aux travel managers et acheteurs présents, avant une seconde partie consacrée plus particulièrement à l’évolution de la distribution et à l’émergence de la NDC. L’occasion, pour Amadeus, de faire le point sur le développement de la fameuse Convergence Platform qu’elle compte lancer en 2019, et dont l’objectif  sera de rassembler sur un même outil les offres « traditionnelles » GDS, les offres low cost mais aussi les offres NDC.

Cette nouvelle plateforme permettra-t-elle d’éviter aux voyageurs et aux gestionnaires des déplacements de s’éparpiller entre les innombrables sites de fournisseurs aux offres rutilantes ?